9 bước hướng về một văn phòng không giấy

Nâng tầm doanh nghiệp của bạn với quản lý tài liệu thông minh

Đã hơn 50 năm kể từ khi thuật ngữ "văn phòng không giấy" được đặt ra để mô tả cách thức máy tính và công nghệ sẽ biến đổi nơi làm việc như thế nào.

Xóa bỏ hoàn toàn việc dùng giấy có thể không thực tế, nhưng công nghệ, phần cứng và phần mềm thông minh có thể giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí và tăng năng suất.
Dưới đây là 9 lời khuyên về việc tiến gần hơn đến một doanh nghiệp không giấy.

1. Kiểm tra việc sử dụng giấy

Bước đầu tiên là tìm hiểu về cách doanh nghiệp của bạn hiện sử dụng giấy như thế nào. Bạn đang sử dụng bao nhiêu, tại sao, làm thế nào bạn lưu trữ và bạn đang chi tiêu bao nhiêu cho việc in ấn? Ghi nhận mức tiêu hao cơ sở giúp bạn xác định và đánh giá tiến trình thay đổi của bạn so với mục tiêu kinh doanh của công ty

2. Thay đổi hành vi in ấn

Thật dễ dàng cho nhân viên tự động in một tài liệu nằm trong khay máy in cho đến khi chuyển vào hộp hoặc thùng tái chế. Công nghệ thông minh có thể cung cấp dịch vụ quản lý người dùng để yêu cầu mã truy cập in được chuyển đến - và nếu người dùng không nhận được chúng trong vòng 24 giờ, lệnh in sẽ được xóa khỏi hệ thống. Điều này có thể giảm chi phí in hàng tháng khoảng 15%.

3. Nghĩ thoáng hơn ngoài các giải pháp phần cứng

Nhân viên thường in tài liệu để so sánh với tài liệu khác. Thiết lập màn hình kép có thể giảm in và trữ giấy bằng cách cho phép so sánh ngay trên màn hình. Nghiên cứu cũng cho thấy màn hình kép tăng năng suất và mang lại lợi ích thiết thực.

4. Giám sát việc sử dụng

Chi phí cho Giải pháp kế toán để theo dõi việc sử dụng không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Một giải pháp đơn giản như EZ Charger Xpress cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nguồn lực để theo dõi các hoạt động photo, in, scan và fax và đặt mức in ấn tối đa người dùng.

5. Biểu mẫu thông minh

Thời kỳ điền vào các mẫu đơn bằng bút và giấy vẫn chưa chấm dứt. Các biểu mẫu thông minh để nhân viên và khách hàng của bạn hoàn thành - trực tuyến hoặc trên máy tính bảng trong khi họ chờ tới lượt được phục vụ - là một cách thông minh để giảm chi phí giấy, photo và nhập dữ liệu. Nhưng giá trị thực sự chỉ là chi phí bạn tiết kiệm được, đó là trải nghiệm liền lạc mà bạn có thể cung cấp cho nhân viên và khách hàng của mình.

6. Hiểu quy định và tuân thủ

Việc thông qua các yêu cầu tuân thủ quy định hoặc tuân thủ vì doanh nghiệp của bạn cần một cách tiếp cận hai hướng:

• Hiểu những hồ sơ nào (đặc biệt liên quan đến thông tin cá nhân hoặc thông tin thanh toán) được pháp luật yêu cầu phải được lưu giữ (hoặc hủy) trong một số năm nhất định
• xem xét các chính sách kinh doanh nội bộ về việc giữ lại biên lai và hồ sơ giấy. Bạn không có chính sách nào? Tạo một bộ đơn giản và xác định cách quản lý hồ sơ kỹ thuật số thay vì giấy.

Bí quyết của Ricoh: Văn phòng Thuế vụ Úc (ATO) chấp nhận các bản sao biên lai kỹ thuật số (được quét) cho BAS, tờ khai thuế, kiểm toán hoặc các yêu cầu báo cáo khác.

7. chữ ký điện tử

Việc giới thiệu chương trình chữ ký điện tử - không chỉ cho khách hàng, mà cho các tài liệu nội bộ - giúp tiết kiệm thời gian cũng như giảm việc sử dụng giấy. Hãy tìm tùy chọn chữ ký điện tử như một phần của giải pháp quản lý nội dung, như Laserfiche. Với các tính năng bảo mật chống giả mạo để hỗ trợ chữ ký số, Laserfiche đáp ứng chứng nhận Chiến lược hồ sơ điện tử Victoria (VERS) được sử dụng trên toàn cầu như là tiêu chuẩn hàng đầu để chụp, quản lý và lưu giữ hồ sơ điện tử.

8. Giải pháp quét thông minh

Chọn đúng thiết bị đa chức năng (MFD) và phần mềm phù hợp sẽ mang lại cho bạn khả năng:

• chuyển đổi tài liệu giấy thành các file Word, Excel, PowerPoint hoặc có thể tìm kiếm chỉ bằng một cú chạm,
• Gửi file tự động đến cơ sở dữ liệu trung tâm hoặc địa chỉ email của bạn
• quét trực tiếp lên đám mây để sao lưu ngay lập tức.

9. Dịch vụ quản lý tài liệu

Nhận trợ giúp từ chuyên gia với dịch vụ quản lý tài liệu (MDS) về các thông tin phù hợp ở đúng nơi theo đúng mẫu.

Dịch vụ quản lý tài liệu (MDS ) bắt đầu bằng việc phân tích các quy trình và công việc của bạn với mục tiêu cuối cùng là tăng năng suất, giảm chi phí và tận dụng tối đa dữ liệu của bạn. Gíup theo dõi và cải thiện các quy trình trong toàn bộ vòng đời tài liệu, bao gồm thu thập, quản lý, đầu ra và lưu trữ.

Vẫn mơ về một văn phòng không giấy ?

Tạo một nơi làm việc không giấy - hoặc giảm việc sử dụng và lưu trữ giấy - không thể xảy ra trong một đêm hay chỉ duy nhất một dự án . Nó đòi hỏi một cam kết liên tục để tìm kiếm các giải pháp kỹ thuật số và tạo ra văn hóa nơi làm việc coi trọng năng suất hơn chất thải và chấp nhận thay đổi hơn là nói "Chúng ta thường làm theo kiểu này"

Đừng thay đổi nếu phản tác dụng - nếu bạn sử dụng giấy và bút như một phần của quy trình của riêng bạn hoặc khách hàng của bạn nói với bạn rằng họ thích như vậy, bạn vẫn có thể tìm cách để thực hiện công việc đó và hợp lý hóa việc quản lý tài liệu của mình.