Kế Toán Số: Làm Chủ Quá Trình Chuyển Đổi Trong 5 Bước Đơn Giản

1. Kế toán số là gì?

Kế toán số là phương thức xử lý, quản lý và lưu trữ dữ liệu kế toán bằng hệ thống điện tử thay cho nhập liệu thủ công. Các tài liệu tài chính được số hóa và lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây hoặc server nội bộ, giúp người dùng được ủy quyền truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Nhờ khả năng tự động hóa, kế toán số hỗ trợ mạnh mẽ trong xử lý hóa đơn, quản lý chi phí, kiểm toán, đóng sổ cuối tháng và tuân thủ quy định. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và hạn chế tối đa sai sót.

2. Kế toán thủ công không còn phù hợp

Quy trình kế toán thủ công vốn mất thời gian, dễ phát sinh lỗi và khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Chuyển sang kế toán số giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, thích ứng nhanh trước thay đổi và duy trì lợi thế cạnh tranh.

3. Kế toán số hoạt động như thế nào?

Hệ thống kế toán số sử dụng giải pháp dựa trên đám mây hoặc tại chỗ để quản lý dữ liệu tài chính tập trung, đồng thời tích hợp:

• Hệ thống quản lý tài liệu (DMS)
• Bảng lương
• ERP
• Phần mềm kế toán như Xero, Sage, QuickBooks

AI và máy học hỗ trợ tự động hóa lập chỉ mục tài liệu, trích xuất dữ liệu quan trọng như người gửi, số tiền, ngày lập… Đồng thời cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu để cải thiện hiệu quả kinh doanh.

4. Lợi ích nổi bật của kế toán số

a. Tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Dữ liệu được xử lý theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh và chính xác.

b. Giảm lỗi của con người

Tự động hóa loại bỏ nhập liệu thủ công và giảm nguy cơ sai sót.

c. Nâng cao bảo mật

Dữ liệu được mã hóa, sao lưu định kỳ và bảo vệ trước rủi ro thất lạc, cháy nổ hoặc hư hỏng tài liệu giấy.

d. Tự động sao lưu

Đảm bảo dữ liệu luôn được phục hồi khi cần, duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.

e. Tự động hóa xử lý hóa đơn

Tự động đối chiếu, phê duyệt và xử lý e-invoice, giảm mạnh thời gian xử lý.

f. Giảm chi phí vận hành

Loại bỏ các quy trình thủ công, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và giảm tải khối lượng công việc.

g. Dễ dàng mở rộng

Hệ thống đám mây linh hoạt, phát triển theo quy mô doanh nghiệp.

h. Thúc đẩy phát triển bền vững

Giảm sử dụng giấy, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi sang văn phòng xanh – không giấy tờ.

5. Quản lý tài liệu giúp kích hoạt kế toán số như thế nào?

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hỗ trợ phân loại, lưu trữ và truy xuất tài liệu tài chính một cách có tổ chức.

Hóa đơn được quét hoặc nhận dạng tự động, sau đó được chia sẻ trực tiếp sang ERP hoặc phần mềm kế toán, giảm nhập liệu thủ công. Kiểm soát phiên bản giúp theo dõi chỉnh sửa, đảm bảo tài liệu luôn chính xác và tuân thủ quy định.

6. Năm bước số hóa chức năng kế toán

a) Đánh giá quy trình và xác định nhu cầu

b) Lựa chọn phần mềm kế toán số phù hợp 

• Quy trình công việc số mạnh
• Tích hợp biểu mẫu web
• Khả năng truy cập từ xa
• Chữ ký điện tử
• Tính bảo mật cao và dễ mở rộng

c) Di chuyển dữ liệu và kiểm thử quy trình

d) Đào tạo nhân viên và đối tác liên quan

e) Cập nhật và tối ưu hệ thống thường xuyên

7. Tương lai của quản lý tài chính