Hệ thống quản lý tài sản
Bạn có đang gặp khó khăn với hồ sơ tài sản lỗi thời, các vấn đề tuân thủ, hoặc sự kém hiệu quả của các phương pháp theo dõi thủ công không?
Những thách thức này có thể dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể và gián đoạn hoạt động. Việc quản lý tài sản thủ công và theo dõi hàng nghìn tài sản trong một công ty rất tốn kém, mất nhiều thời gian & công sức, và vẫn dễ phát sinh sai sót! Nếu bạn đang đối mặt với những thách thức này, giải pháp của RICOH’s hỗ trợ quản lý hiệu quả mọi loại tài sản bao gồm thiết bị, dụng cụ, thiết bị điện tử và các vật phẩm vận chuyển có thể tái sử dụng như pallet và giá đỡ. Hệ thống quản lý tài sản giúp nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và tổ chức tài sản của tổ chức, mang lại lợi ích tối đa bằng cách giảm chi phí và công sức cho các quy trình quản lý phức tạp và lặp lại, đồng thời hỗ trợ ghi nhận thông tin và các chi tiết liên quan đến tài sản. Giải pháp này cung cấp khả năng kiểm soát và tầm nhìn toàn diện đối với tài sản của tổ chức, cho phép lập kế hoạch, sử dụng, bảo trì và thanh lý tài sản một cách hiệu quả.
Tính năng
Những công nghệ chính trong Quản lý tài sản
Công nghệ RFID
Hệ thống RFID - Radio Frequency Identification gồm ba thành phần chính: tag, đầu đọc (reader) và cơ sở dữ liệu backend. Mỗi RFID tag mang một mã định danh duy nhất và được gắn lên tài sản cần theo dõi. Khi tag đi vào vùng đọc, nó sẽ truyền tín hiệu không dây chứa mã định danh đến đầu đọc. Reader sau đó gửi dữ liệu này về hệ thống backend để xử lý.
Cơ chế thu thập dữ liệu theo thời gian thực này giúp doanh nghiệp theo dõi tài sản chính xác, nhanh chóng và không cần thao tác thủ công.
Một hệ thống RFID bao gồm 4 thành phần chính.
Máy in RFID là thiết bị dùng để in dữ liệu lên thẻ RFID. Các model được khuyến nghị: ZT231, ZT411, ZT600 series và ZQ500 Series
Đầu đọc RFID là thiết bị phát sóng radio tới thẻ RFID và nhận dữ liệu phản hồi. Các model được khuyến nghị: RFD40, RFD90, MC3300, FX9600 (đầu đọc cố định)
Thẻ RFID là các thẻ được gắn vào các vật thể cần theo dõi. Chúng có cả loại thụ động (không có nguồn, sử dụng năng lượng từ đầu đọc) và loại chủ động (có pin tích hợp, cho phép truyền tín hiệu ở khoảng cách xa).
Hệ thống phần mềm xử lý dữ liệu nhận dữ liệu từ đầu đọc RFID, lưu trữ thông tin và tạo báo cáo.
Công nghệ Mã vạch
Hệ thống phần mềm xử lý dữ liệu nhận dữ liệu từ đầu đọc RFID, lưu trữ thông tin và tạo báo cáo.
Hệ thống mã vạch bao gồm 3 thành phần chính.
Máy in mã vạch dùng để in mã vạch lên nhãn hoặc các loại vật liệu khác. Các model được khuyến nghị: ZD230, ZD421, ZQ300 plus, ZQ500 Series, ZT231, ZT411, ZT600 Series
Máy quét mã vạch là thiết bị dùng để đọc dữ liệu từ mã vạch và chuyển đổi thành thông tin mà máy tính có thể hiểu. Các model được khuyến nghị: DS2209, DS2278, DS3608, DS3678, DS4608, DS4678
Tem nhãn và Cuộn mực
RFID VS Mã vạch
RFID (Nhận diện Tần số Radio) và Mã vạch đều là các công nghệ dùng để nhận diện và theo dõi vật phẩm nhưng khác nhau đáng kể về cách hoạt động và khả năng. Chúng đã trở thành các giải pháp phổ biến cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình như quản lý kho, WMS hoặc theo dõi tài sản. Mỗi công nghệ mang lại những lợi ích và thách thức riêng, cung cấp các phương thức khác nhau để theo dõi và quản lý sản phẩm hiệu quả.
Lợi ích của Hệ thống Quản lý Tài sản
Tăng cường khả năng quan sát toàn bộ tài sản
Bạn có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có cái nhìn rõ ràng về tất cả tài sản. Hệ thống lưu trữ thông tin trong một cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép xem chi tiết từng tài sản như: ngày và giá mua, vị trí hiện tại, tình trạng sử dụng, mã định danh, v.v.
Theo dõi tài sản vật lý theo thời gian thực
Bạn có thể đảm bảo sổ tài sản luôn được cập nhật và không có sai sót bằng cách sử dụng mã vạch, mã QR, thẻ RFID và các công nghệ nhận dạng khác.
Loại bỏ tài sản “ma”
Tài sản ma là những tài sản không còn tồn tại trên thực tế nhưng vẫn xuất hiện trong sổ sách. Đây thường là tài sản ghi nhận sai hoặc không được cập nhật. Phần mềm quản lý tài sản giúp phát hiện ngay lập tức những tài sản này để doanh nghiệp điều chỉnh, tránh phải trả thuế hoặc phí bảo hiểm cho tài sản không còn sở hữu.
Loại bỏ hệ thống thủ công
Tự động hóa giúp doanh nghiệp loại bỏ các phương pháp thủ công như bảng trắng hoặc bảng tính, vốn dễ sai sót, không có lịch sử dữ liệu và khó chia sẻ giữa các phòng ban. Khối lượng dữ liệu càng lớn, khả năng sai sót càng cao. Phần mềm quản lý tài sản sẽ mang lại hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp.
Dễ dàng xác định vị trí tài sản
Trong các doanh nghiệp có nhiều tài sản di chuyển liên tục, việc biết chính xác tài sản đang ở đâu là rất quan trọng. Công nghệ như RFID kết hợp với hệ thống quản lý tài sản giúp định vị nhanh chóng, hỗ trợ theo dõi vị trí của bất kỳ thiết bị nào tại một thời điểm.
Quản lý vòng đời tài sản hiệu quả
Hệ thống giúp tối ưu các giai đoạn từ mua sắm, vận hành, bảo trì đến thanh lý tài sản. Vòng đời của tài sản bao gồm bốn giai đoạn:
- Lập kế hoạch – Xác định sự cần thiết của việc mua tài sản.
- Tiếp nhận – Mua và gán tài sản vào hệ thống.
- Vận hành – Tài sản được sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp.
- Thanh lý – Khi tài sản không còn sử dụng, doanh nghiệp sẽ bán hoặc loại bỏ sau khi tính toán giá trị khấu hao.
Giảm thất thoát và ngăn ngừa trộm cắp
Thất thoát có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, bao gồm sai sót của con người hoặc trộm cắp, đặc biệt tại các doanh nghiệp lớn. Với phần mềm quản lý tài sản phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa rủi ro này.
Từ khóa: Asset Control, Asset Management, Asset Management Software, Asset Management System, Barcode Asset Tracking, Check Asset, Asset Tracking