Cách tạo ra một nơi làm việc kết hợp phù hợp với mọi người

Cách thức và nơi làm việc đã thay đổi. Tính linh hoạt hiện đã trở thành tiêu chuẩn thông thường, trong đó làm việc từ xa và làm việc tại nhà là một phần cơ bản của sự kết hợp phong cách làm việc. Đối với các doanh nghiệp, điều này có nghĩa là tạo ra một môi trường làm việc kết hợp cho phép hòa nhập, thúc đẩy sự gắn kết và khai phóng năng suất tốt hơn.

Trong phần thứ ba của mini-series này, chúng ta sẽ khám phá các chiến lược chính và phương pháp hay nhất mà bạn cần để tạo nên một nơi làm việc kết hợp thành công, phù hợp với tất cả mọi người. Với trọng tâm là chuyển đổi kỹ thuật số cũng như các công cụ và công nghệ mới nhất, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tăng cường giao tiếp, hỗ trợ sức khỏe của các thành viên trong nhóm và thiết lập văn hóa linh hoạt.

Tìm hiểu nơi làm việc kết hợp

Thuật ngữ ‘nơi làm việc kết hợp’ là một từ tổng hợp, bao gồm một loạt các công nghệ và mô hình làm việc. Những mô hình này có thể bao gồm bàn làm việc trực tiếp cho những ngày làm việc tại văn phòng, văn phòng ảo cho nhân viên làm việc từ xa hoặc sự kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến được hỗ trợ bởi các công cụ cộng tác và hội nghị video.

Một chiến lược làm việc kết hợp được thực hiện tốt có thể giúp tăng sự hài lòng trong công việc, giảm thời gian đi lại và cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Ngoài ra còn có những thách thức trong việc duy trì sự gắn kết nhóm, đảm bảo cơ hội công bằng cho mọi người và đáp ứng các yêu cầu bảo mật để truy cập từ xa vào hệ thống của công ty.

Thiết lập các nguyên tắc giao tiếp và cộng tác rõ ràng

Ở một nơi làm việc kết hợp, việc giao tiếp và cộng tác hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thiết lập các hướng dẫn rõ ràng đảm bảo thông tin được chia sẻ kịp thời và minh bạch, tạo cảm giác đoàn kết giữa các thành viên trong nhóm.

Các kênh giao tiếp hiệu quả

Phân tích các kênh giao tiếp khác nhau mà bạn có thể sử dụng và cách sử dụng chúng theo nhu cầu. Từ nhắn tin tức thời đến các công cụ quản lý tài liệu dự án, mỗi kênh đều phục vụ một mục đích riêng là duy trì liên lạc liên tục và rõ ràng.

Các ví dụ thực tiễn tốt nhất về cộng tác

Sự hợp tác hiệu quả phụ thuộc vào sự kết hợp đúng đắn giữa các chiến lược và giải pháp cho nhóm của bạn. Việc hợp nhất các đăng ký định kỳ, mô hình làm việc không đồng bộ và chương trình làm việc đã định trước với các nền tảng giao tiếp có thể nâng cao khả năng giao tiếp, sự mạch lạc và năng suất. Khi công nghệ và quy trình của con người được kết hợp, chúng hỗ trợ lẫn nhau và mọi người đều được cải thiện năng suất.

Tận dụng công nghệ nơi làm việc kết hợp

Cung cấp chính xác công nghệ và những công cụ

Công nghệ đóng vai trò là xương sống của một nơi làm việc kết hợp thành công. Nó cung cấp phương tiện để nhân viên cộng tác, giao tiếp và thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả từ bất kỳ vị trí nào.

 

Dịch vụ chuyển đổi số cần thiết: Một nơi làm việc kết hợp hiệu quả đòi hỏi phải thay đổi cả môi trường vật lý và môi trường số—từ nâng cấp văn phòng và phòng họp đến cập nhật cơ sở hạ tầng CNTT để truy cập và bảo mật từ xa.

Đầu tư vào công nghệ phòng họp giúp kết nối liền mạch và cộng tác theo thời gian thực có thể khiến nhân viên làm việc từ xa cảm thấy như “họ đang ở trong phòng họp trực tiếp”. Sử dụng nền tảng dựa trên đám mây và hệ thống hội nghị truyền hình chất lượng cao để hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực. Những điều này sẽ giúp hợp lý hóa hoạt động, thúc đẩy văn hóa hợp tác và tạo ra một nơi làm việc năng suất, hiệu quả và hòa nhập cho mọi người.

 

Việc lựa chọn và thực hiện: Việc lựa chọn các dịch vụ kỹ thuật số phù hợp là rất quan trọng để tăng cường khả năng làm việc kết hợp của tổ chức. Một điểm cần cân nhắc chính là khả năng mở rộng—đảm bảo các dịch vụ có thể hỗ trợ, thích ứng và phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Một trọng tâm khác là tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có của bạn—điều này có thể giúp duy trì hoạt động trơn tru giữa các nền tảng và đảm bảo nhân viên của bạn dễ dàng áp dụng. Việc ưu tiên các yếu tố này cùng với các chính sách và mục tiêu của công ty bạn có thể nâng cao cơ sở hạ tầng công nghệ của tổ chức một cách hiệu quả hơn.

 

Truy cập cho tất cả: Đảm bảo tính linh hoạt có nghĩa là đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có những gì họ cần để thành công, bất kể họ ở đâu. Điều này có thể có nghĩa là cung cấp trợ cấp thiết bị, cung cấp đào tạo kỹ thuật hoặc hỗ trợ CNTT cho việc thiết lập nơi làm việc. Nó cũng có thể có nghĩa là công cụ đặt chỗ dễ dàng cho những ngày làm việc tại chỗ và quyền truy cập từ xa vào các công cụ của công ty. 

Bằng cách đó, chúng tôi đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội bình đẳng để đóng góp và thành công.

Hỗ trợ sức khỏe tinh thần và sự hài lòng của nhân viên

Sự hài lòng của nhân viên là ưu tiên hàng đầu ở bất kỳ nơi làm việc nào, nhưng nó càng trở nên quan trọng hơn trong môi trường kết hợp, nơi ranh giới giữa công việc và cuộc sống gia đình có thể dễ dàng bị xóa nhòa.

• Tác động vô hình của công việc kết hợp: Việc chuyển sang môi trường làm việc kết hợp mang lại sự linh hoạt nhưng đặt ra những thách thức đối với sức khỏe của nhân viên, bao gồm gia tăng cảm giác bị cô lập, khó ngắt kết nối với công việc và nguy cơ kiệt sức cao hơn.
  
  Để giải quyết những vấn đề này, điều quan trọng đối với người sử dụng lao động là thúc đẩy sự cởi mở, hòa nhập và tạo không gian cho các cuộc thảo luận về sức khỏe tinh thần và thể chất.
• Cung cấp đủ nguồn lực và hệ thống hỗ trợ: Ưu tiên sức khỏe tinh thần của nhân viên là rất quan trọng. Nó hỗ trợ trong việc phát triển văn hóa nơi làm việc mang tính hỗ trợ và nâng cao năng suất tổng thể cũng như sức khỏe của nhân viên. Việc tiếp cận các dịch vụ tư vấn chăm sóc sức khỏe tinh thần, cùng những dịch vụ khác, có thể giúp nhân viên quản lý sức khỏe tinh thần của họ một cách hiệu quả. 
• Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Cân bằng giữa công việc và cuộc sống là rất quan trọng và các chiến lược chính bao gồm thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và thời gian cá nhân, khuyến khích nghỉ giải lao thường xuyên để tăng cường sự tập trung và giảm căng thẳng, đồng thời nuôi dưỡng văn hóa nơi làm việc mang tính hỗ trợ, đánh giá cao những cuộc trò chuyện đồng cảm về cân bằng công việc và cuộc sống. Việc thực hiện những điều này sẽ mang lại lợi ích cho cả cá nhân và môi trường làm việc.

Tạo ra một văn hóa hội nhập và linh hoạt

Các tổ chức muốn tuyển dụng và giữ chân lực lượng lao động tận tâm và được trao quyền phải nuôi dưỡng văn hóa linh hoạt và hòa nhập.

• Chiến lược linh hoạt: Tận dụng sự linh hoạt tại nơi làm việc là chìa khóa để đáp ứng nhu cầu đa dạng của lực lượng lao động ngày nay. Điều này có thể được thực hiện thông qua các chính sách hỗ trợ như giờ làm việc linh hoạt, đo lường hiệu suất dựa trên kết quả và hơn thế nữa. 
• Vai trò của sự hòa nhập: Tính hòa nhập trong môi trường kết hợp có nguồn gốc từ văn phòng. Điều đó có nghĩa là tạo ra một môi trường nơi tất cả các thành viên trong nhóm cảm thấy có giá trị và được kết nối như nhau — với mục tiêu bổ sung là đảm bảo không ai cảm thấy bị bỏ rơi ngay cả khi họ không ở văn phòng. 
• Chính sách và thực tiễn: Việc áp dụng tính linh hoạt và hòa nhập tại nơi làm việc sẽ tạo ra một môi trường năng động, tăng cường sự gắn kết nhóm và thúc đẩy sự đổi mới. Đầu tư vào các chương trình cố vấn, luân chuyển vai trò lãnh đạo và thừa nhận các quan điểm cũng như kỹ năng đa dạng để thúc đẩy một nền văn hóa linh hoạt và hòa nhập.

Hình thành tương lai của nơi làm việc kết hợp

Một nơi làm việc kết hợp được triển khai tốt sẽ phản ánh nhu cầu hiện tại của lực lượng lao động và tạo tiền đề cho sự phát triển và đổi mới trong tương lai. Bằng cách kết hợp công nghệ phù hợp với các chính sách hỗ trợ và ý thức cộng đồng mạnh mẽ, các doanh nghiệp thực sự có thể tạo ra một môi trường làm việc phù hợp cho tất cả mọi người.

Khi bạn tiếp tục hành trình chuyển đổi số, điều quan trọng là phải theo dõi tính hiệu quả của các chiến lược nơi làm việc kết hợp, điều chỉnh khi cần thiết và ăn mừng những thành công trong suốt chặng đường. Hãy nhớ rằng, chìa khóa cho một nơi làm việc kết hợp thành công là sự thích ứng liên tục và sự sẵn sàng phát triển cùng nhóm của bạn cũng như công nghệ hỗ trợ họ. Sẵn sàng khám phá nơi làm việc kết hợp? Khám phá thêm về cách tạo trải nghiệm làm việc tốt hơn với khả năng kết nối và cộng tác liền mạch giữa các nhóm, không gian làm việc và địa điểm. Hãy kết nối

Về Tác giả

Trong hơn hai thập kỷ, Todd Vandenberg đã đi đầu trong việc chuyển đổi nơi làm việc và phong cách làm việc ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương, giúp các doanh nghiệp giải quyết những thách thức hợp tác phức tạp để đạt được kết quả tích cực. 

Với tư cách là Giám đốc tiếp cận thị trường APAC của Ricoh cho Nơi làm việc kết hợp, ông cam kết thực hiện lời hứa về khả năng kết nối và cộng tác dễ dàng giữa các nhóm, không gian làm việc và địa điểm.

Theo dõi Todd trên LinkedIn