Nên Chọn In Tem Nhãn Nội Bộ Hay In Bằng Dịch Vụ Bên Ngoài?

Hai lựa chọn phổ biến: In nội bộ & Thuê dịch vụ bên ngoài

In tem nhãn nội bộ

• Doanh nghiệp đầu tư máy in tem nhãn, phần mềm thiết kế/quản trị (như BarTender), cùng vật tư (giấy, ribbon…).
• Việc in diễn ra ngay tại nhà máy hoặc văn phòng, theo nhu cầu thực tế, không phụ thuộc vào bên thứ ba.

Thuê dịch vụ in tem nhãn bên ngoài

• Doanh nghiệp đặt in tại các nhà in hoặc nhà cung cấp dịch vụ in tem nhãn.
• Quy trình thường gồm: gửi yêu cầu – báo giá – duyệt mẫu – chờ in – nhận hàng. Thời gian hoàn thành phụ thuộc vào lịch sản xuất của nhà in, thông thường kéo dài từ 4 – 7 ngày.

Ưu – Nhược điểm của từng phương án

Để phân tích được ưu điểm và nhược điểm của 2 phương án này, Ricoh sẽ xoay quanh 5 tiêu chí bên dưới:

Tốc độ & mức độ chủ động

• In nội bộ: In ngay khi cần, chủ động về thời gian giao hàng. Phù hợp khi có nhiều đơn hàng gấp hoặc thay đổi liên tục.
• Thuê ngoài: Phải chờ thời gian sản xuất và vận chuyển từ nhà in; dễ bị chậm nếu thay đổi mẫu in hoặc số lượng.

Linh hoạt thiết kế & tùy biến dữ liệu

• In nội bộ: Dễ chỉnh sửa mẫu, thêm dữ liệu biến (mã vạch, QR, thông tin lô hàng…) ngay trước khi in.
• Thuê ngoài: Mỗi thay đổi cần gửi lại file và chờ duyệt, mất thời gian và có nguy cơ phát sinh phí.

Chi phí sản xuất/đơn giá

• In nội bộ: Đơn giá mỗi tem có thể thấp nếu in số lượng vừa và nhỏ thường xuyên.
• Thuê ngoài: Lợi thế khi in số lượng rất lớn một lần (economy of scale), nhưng kém hiệu quả với đơn hàng nhỏ/lẻ.

Chi phí tổng sở hữu (TCO)

• In nội bộ: Đầu tư ban đầu cho máy, phần mềm và vật tư; chi phí bảo trì, nhưng lâu dài tiết kiệm nếu nhu cầu in thường xuyên.
• Thuê ngoài: Không tốn chi phí đầu tư ban đầu, nhưng về lâu dài chi phí tích lũy có thể cao hơn.

Chất lượng & hoàn thiện

• In nội bộ: Chất lượng phụ thuộc vào máy in, mực và vật liệu; nếu chọn đúng giải pháp sẽ đáp ứng tiêu chuẩn công nghiệp.
• Thuê ngoài: Thường có dây chuyền in công nghiệp quy mô lớn, đảm bảo chất lượng đồng nhất, nhiều tùy chọn hoàn thiện (foil, varnish, bế).

Có thể tóm tắt qua bảng sau đây:

Lưu ý: (+) là Ưu điểm và (-) là hạn chế

Nên chọn phương án nào?

Khi nào nên thuê ngoài?

1. Nhu cầu in ít thay đổi, mẫu thiết kế ổn định.
2. Mỗi lần in với số lượng lớn (ví dụ > 50.000 tem).
3. Cần các kỹ thuật gia công phức tạp khó thực hiện tại chỗ.

Khi nào nên đầu tư in nội bộ?

1. Doanh nghiệp sản xuất nhiều lô hàng nhỏ hoặc theo đơn đặt hàng riêng.
2. Tem nhãn cần thay đổi thông tin sản phẩm, mã vạch, ngày sản xuất, QR code thường xuyên.
3. Muốn giảm thời gian chờ và chủ động hoàn toàn về tiến độ.
4. Muốn tối ưu chi phí dài hạn khi nhu cầu in duy trì ở mức cao.

Xu hướng mới: Doanh nghiệp dần chuyển dịch sang in chủ động trong nội bộ

Nhiều khảo sát thị trường gần đây cho thấy, doanh nghiệp đang dịch chuyển mạnh sang tự in tại chỗ:

• Theo Smithers Pira 2024, nhu cầu in tem nhãn tại chỗ tăng 8,3%/năm ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương, nhờ yêu cầu tốc độ và tính cá nhân hóa cao hơn.
• Báo cáo của Finat Radar 2023 cho thấy hơn 40% doanh nghiệp sản xuất thực phẩm ở châu Âu đã chuyển một phần hoặc toàn bộ sang in nội bộ.

Có thể thấy, xu hướng này không chỉ diễn ra ở các tập đoàn lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang tận dụng công nghệ in tem nhãn nội bộ để giảm chi phí về lâu dài, rút ngắn lead time và nâng cao khả năng đáp ứng thị trường.

Giải pháp trọn bộ in tem nhãn nội bộ từ Ricoh

Ricoh Việt Nam mang đến giải pháp trọn gói phát triển hoàn thiện, dễ dàng triển khai và tối ưu hóa cho doanh nghiệp sản xuất thực phẩm:

• Máy in Zebra – Bền bỉ, hiệu suất cao, phù hợp mọi môi trường sản xuất
• Tem nhãn Ricoh - Chất lượng in cao, bền với môi trường và đạt chuẩn an toàn quốc tế.
• Phần mềm BarTender – Tạo, quản lý và in tem nhãn linh hoạt, đáp ứng nhiều tính năng nâng cao
• Dịch vụ hỗ trợ nhiệt tình - Tư vấn thiết kế mẫu nhãn, Demo trực tiếp tại nhà máy và thử nghiệm vật tư miễn phí

Thông qua đó Ricoh mang lại

• Chủ động 100% - In bất cứ khi nào, không phụ thuộc đối tác bên ngoài
• Đáp ứng nhanh chóng mọi thay đổi - Dễ dàng điều chỉnh, thoải mái tích hợp
• Tem nhãn tuân thủ các quy định an toàn tại các thị trường xuất khẩu, khi đạt các chứng chỉ như UL, RoHS, REACH, MSDS, BPA Free, MOAH/MOSH, …
• Tối ưu chi phí về lâu dài - Giảm phí trung gian, không lệ thuộc vào MOQ

Kết luận

Việc chọn in nội bộ hay thuê ngoài không có câu trả lời duy nhất đúng cho mọi doanh nghiệp.

Tuy nhiên:

• Nếu bạn muốn tốc độ, linh hoạt và chủ động, hãy cân nhắc nghiêm túc việc đầu tư in nội bộ.
• Nếu nhu cầu ổn định, số lượng MOQ rất lớn, thuê ngoài vẫn là giải pháp tốt.

Lời khuyên: Hãy phân tích dựa trên tổng chi phí sở hữu (TCO) và giá trị của thời gian. Trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh, chủ động in ấn nội bộ đang trở thành một lợi thế cạnh tranh đáng kể. Đến đây, bạn hãy thử xem lại các câu trả lời của bạn ở đầu bài viết để tự ra quyết định nhé.

Liên hệ Ricoh ngay nếu bạn có nhu cầu được tư vấn chi tiết về giải pháp in tem nhãn chủ động trong nội bộ