Số Hóa Doanh Nghiệp Của Bạn: Cách Tiếp Cận Theo Giai Đoạn Thúc Đẩy Thành Công

Có những lợi thế để đi theo từng bộ phận khi bạn thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu. Hãy nghĩ về việc bắt đầu nhỏ như "hộp cát" của bạn, một thuật ngữ phát triển cho một nơi để thử nghiệm để xác nhận hướng bạn đang đi là đúng. Làm việc thông qua dự án triển khai đầu tiên của bạn cung cấp thông tin có giá trị về các ưu tiên và quy trình mà bạn có thể mang đến cho dự án tiếp theo.

1. Chọn một bộ phận và tiếp tục từ đó số hóa doanh nghiệp

Quá nhiều thay đổi cùng một lúc ban đầu có thể khiến người dùng choáng ngợp. Điều này đặc biệt đúng nếu một người xử lý nhiều quy trình giữa các phòng ban. Đặt mục tiêu tổng thể của bạn cho việc triển khai cung cấp cho bạn một điểm cuối để tiếp cận, nhưng có thể hiệu quả hơn khi thực hiện các bước nhỏ hơn, có thể quản lý được đối với mục tiêu đó.

Đối với hầu hết các tổ chức, bộ phận kế toán cung cấp một cơ hội đáng kể để tiết kiệm thời gian và nguồn lực và là một cách tuyệt vời để bắt đầu. Kế toán vẫn có xu hướng tập trung vào giấy. Ví dụ: xử lý hóa đơn đến thường được thực hiện thủ công. Điều này thể hiện tiềm năng ROI đáng kể bởi vì khi bạn số hóa các tài liệu giấy và trở nên hiệu quả hơn, nó cho phép công ty của bạn được thanh toán nhanh hơn. Điều này dẫn đến dòng tiền được cải thiện. Tự động hóa các quy trình này cũng giúp tiết kiệm thời gian và cho phép bạn phát triển doanh nghiệp của mình mà không cần thêm nhân viên. 

Quản lý tài liệu cuối cùng hoạt động tốt nhất khi nhiều phòng ban được kết nối. Ngay cả khi bạn bắt đầu ở một bộ phận, điều quan trọng là tạo ra một kế hoạch để đánh giá bộ phận nào khác mà bạn sẽ tự động hóa trong giai đoạn dự án tiếp theo. Sau đó, bạn có thể phát triển một lịch trình triển khai so le cho mỗi bộ phận để "đi vào hoạt động" trong khi tự động hóa bộ phận tiếp theo đã được tiến hành.

Tìm hiểu lý do tại sao ba khách hàng của DocuWare đã triển khai giải pháp trong bộ phận kế toán của họ đã sử dụng trải nghiệm này như một bước đệm để mở rộng việc sử dụng số hóa tài liệu và số hóa doanh nghiệp.

2. 4 Mẹo để triển khai theo giai đoạn thành công của số hóa doanh nghiệp

a) Mời người dùng tương lai tham gia các buổi đào tạo đầu tiên của bạn

Khi bạn đã giới thiệu giải pháp trong một bộ phận, hãy mời đại diện từ các bộ phận khác tham gia đào tạo. Họ sẽ có được trải nghiệm trực tiếp với giải pháp. Điều này sẽ khiến họ hào hứng về cách quản lý tài liệu có thể tác động tích cực đến cuộc sống công việc của họ.

b) Tổ chức hội thảo đánh giá và tối ưu hóa và mời lãnh đạo doanh nghiệp từ các bộ phận khác tham dự số hóa doanh nghiệp

Tập hợp người dùng hiện tại của bạn lại với nhau để nói về những gì hiệu quả và không, và làm thế nào để áp dụng những thành công và thách thức này trong tương lai. Hội thảo này cũng phục vụ như một giới thiệu cho các phòng ban khác. Ví dụ: nếu triển khai ban đầu của bạn là cho bộ phận kế toán, bạn có thể mời các nhà lãnh đạo từ bộ phận bán hàng, nhân sự và các bộ phận khác ngồi vào. Điều này mang lại cho các trưởng bộ phận cơ hội lắng nghe và hình thành ý kiến của riêng họ về cách họ muốn sử dụng quản lý tài liệu và đó là một cách hiệu quả cao để đưa các bộ phận khác tham gia.

c) Khai thác chuyên môn nội bộ

Người sử dụng và quản trị viên thành thạo là một nguồn lực cây nhà lá vườn có thể tham gia đào tạo nhân viên ở các bộ phận khác. Yêu cầu họ tham gia vào các buổi đào tạo. Họ có thể giúp những người dùng cần chú ý thêm và chia sẻ trải nghiệm thực tế của họ với nhóm.

d) Đừng quên tầm quan trọng của tài liệu

Hãy nghĩ về văn phòng không giấy tờ của bạn như một hệ sinh thái đang phát triển, phát triển, không phải là thứ bạn chỉ thiết lập và không bao giờ nghĩ về nữa. Khi doanh nghiệp phát triển, bạn sẽ muốn mở rộng nó sang các lĩnh vực mới và quy trình mới. Mục đích là để chuẩn bị cho công ty hỗ trợ hệ thống trong tương lai và thành công trên con đường chuyển đổi số. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là phải ghi lại những gì bạn đã đưa ra, bao gồm những phát hiện về giai đoạn khám phá và thiết kế của bạn và cài đặt cấu hình của hệ thống. Tài liệu của bạn cũng nên xác định quản trị viên và người dùng thành thạo, để mọi người biết liên hệ nội bộ với ai khi có thắc mắc thì số hóa doanh nghiệp mới thành công.

DocuWare - Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện nay cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của bạn một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE