Tại Sao DocuWare Không Chỉ Là Một Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu, Mà Còn Là Một Nền Tảng Chuyển Đổi Số Toàn Diện Tối Ưu?

16 Thg5 2024

Bạn có thể quen thuộc với một hệ thống quản lý tài liệu nhưng nền tảng chuyển đổi số toàn diện là gì và tại sao DocuWare là một? Hãy cùng tìm hiểu ngay bây giờ.

1. Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) bao gồm phương pháp toàn diện mà qua đó tổ chức của bạn xử lý dữ liệu của mình, nêu chi tiết sự phức tạp về cách lưu trữ, theo dõi và quản lý các tài liệu điện tử của mình. Về cơ bản, Hệ thống quản lý tài liệu đề cập đến một giải pháp phần mềm chuyên dụng được chế tạo tỉ mỉ để tạo điều kiện lưu trữ hợp lý, sửa đổi liền mạch và truy xuất dễ dàng một loạt các tài liệu và hình ảnh trong hệ sinh thái kỹ thuật số của tổ chức bạn. Nền tảng phần mềm tinh vi này đóng vai trò là một công cụ mạnh mẽ, cho phép tổ chức hiệu quả, khả năng truy cập và thao tác tài sản dữ liệu, do đó nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể và mức năng suất.

Lợi thế của việc sử dụng DMS

Giảm dung lượng lưu trữ và chi phí
Truy xuất và lập chỉ mục linh hoạt
Tìm kiếm được cải thiện, nhanh hơn và linh hoạt hơn
Phân phối tài liệu được kiểm soát và cải thiện
Cải thiện bảo mật
Lưu trữ kỹ thuật số và khôi phục thảm họa
Thúc đẩy chia sẻ kiến thức và thông tin
Tăng cường tính minh bạch và quản trị doanh nghiệp
E-mail và fax tập tin ngay lập tức
Quy trình làm việc, Cộng tác và đơn giản hóa quy trình làm việc

2. Quản lý nội dung doanh nghiệp (Enterprise Content Management - ECM) là gì?

Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) đại diện cho một khuôn khổ tinh vi được thiết kế để giám sát và quản lý tất cả nội dung trong một tổ chức, bao gồm một phổ rộng bao gồm cả nội dung nội bộ và dựa trên web. Hệ thống bao gồm này là một bộ toàn diện bao gồm các công cụ và phương pháp khác nhau được chế tạo tỉ mỉ để lưu trữ, quản trị, tổ chức và tìm kiếm hiệu quả các dạng nội dung đa dạng, đảm bảo quản lý liền mạch trên toàn cảnh kỹ thuật số của doanh nghiệp. ECM đóng vai trò là một trung tâm tập trung, thúc đẩy việc hợp nhất và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến nội dung, từ đó trao quyền cho các doanh nghiệp xử lý hiệu quả khối lượng dữ liệu khổng lồ, tăng cường hợp tác và thúc đẩy hoạt động xuất sắc trên các chức năng kinh doanh đa dạng. ECM là phiên bản rộng hơn của DMS và cung cấp hầu hết các khả năng của DMS, cùng với nhiều khả năng khác. Không chỉ vậy, ECM sẽ chứng minh là có lợi hơn cho các công ty lớn hơn với khối lượng dữ liệu cao hơn.

3. Sự khác biệt giữa DMS và ECM là gì?

Các thuật ngữ ECM và DMS không thể hoán đổi cho nhau và DMS là một tập hợp con của ECM. Có rất nhiều sự khác biệt giữa các hệ thống do khả năng mở rộng và khả năng tổ chức của chúng. Điều này làm cho họ có thể được tuyển dụng trong các kịch bản và địa điểm khác nhau.

DMS	ECM
Sự khác biệt đầu tiên và quan trọng nhất là DMS là một phần mềm	ECM là một tập hợp các công cụ và quy trình
Lưu trữ, quản lý và theo dõi tài liệu điện tử trong một tổ chức	Lưu trữ và xử lý nội dung, tài liệu và quy trình làm việc bên trong một tổ chức
DMS hoạt động tốt cho các công ty nhỏ	ECM sẽ chứng minh là có lợi hơn cho các công ty lớn hơn với khối lượng dữ liệu cao hơn
DMS chủ yếu được sử dụng để chuyển sang kỹ thuật số và phát triển từ các hệ thống dựa trên giấy	ECM đi trước một bước với việc quản lý và xử lý dữ liệu ngoại tuyến cũng như trên web

4. Nền tảng chuyển đổi số (Content Services Platform - CSP) toàn diện là gì và tại sao DocuWare là một CSP?

Nền tảng chuyển đổi số toàn diện (CSP) đại diện cho một sự phát triển đáng kể từ các hệ thống Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) truyền thống. Cung cấp một loạt các dịch vụ và vi dịch vụ linh hoạt, CSP có thể hoạt động liền mạch như một bộ thống nhất hoặc như các ứng dụng riêng biệt nhưng được kết nối với nhau. Điều khiến họ khác biệt là khả năng thích ứng và nhanh nhẹn, cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng nhu cầu thay đổi. Sự xuất hiện của các công cụ phát triển low-code tiếp tục đẩy nhanh quá trình chuyển đổi này, trao quyền cho người dùng phi kỹ thuật để tạo ra các ứng dụng chỉ trong vài giờ, một kỳ tích mà trước đây đòi hỏi nhiều tháng kỹ thuật phần mềm chuyên dụng. Hơn nữa, trí tuệ nhân tạo (AI) đang cách mạng hóa việc quản lý nội dung bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường như gán siêu dữ liệu và cải tiến phân loại. Tận dụng khả năng mở rộng và tốc độ vô song của AI, các tổ chức có thể hợp lý hóa các hoạt động ở mức vượt quá khả năng của con người, đánh dấu một kỷ nguyên mới về hiệu quả và đổi mới quản lý nội dung.

CSP	ECM
Mặt khác, CSP sử dụng các công nghệ hiện đại, dựa trên đám mây, bao gồm cả microservices.	Phần lớn các ECM được phân phối dưới dạng các bộ phần mềm tại chỗ, không linh hoạt
CSP được điều khiển API, sử dụng một bộ API REST chung để truy xuất và truy cập nội dung trên các kho lưu trữ nhiều nhà cung cấp.	ECM cung cấp khả năng tích hợp hạn chế
CSP có giao diện hiện đại, thân thiện với người dùng	Nhiều ECM được thiết kế từ 10 đến 15 - hoặc hơn - nhiều năm trước và sử dụng giao diện người dùng (UI) lỗi thời tạo ra trải nghiệm người dùng kém (UX)
Sử dụng AI &; ML để tự động hóa các quy trình	Không sử dụng AI &; ML để tự động hóa các quy trình

DocuWare là một Nền tảng chuyển đổi số toàn diện (CSP) bằng cách cung cấp một loạt các chức năng linh hoạt, DocuWare cho phép các doanh nghiệp thích ứng và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu phát triển, giống như các đặc điểm của CSP. Hơn nữa, sự nhấn mạnh của DocuWare vào giao diện thân thiện với người dùng và các công cụ phát triển mã thấp cho phép người dùng phi kỹ thuật tạo và tùy chỉnh các ứng dụng nhanh chóng, phù hợp với sự thay đổi mô hình hướng tới các giải pháp hiệu quả, nhanh nhẹn. Ngoài ra, DocuWare kết hợp khả năng trí tuệ nhân tạo để tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt, nâng cao năng suất và cho phép các tổ chức khai thác lợi ích của việc quản lý nội dung do AI điều khiển. Về bản chất, DocuWare thể hiện khả năng biến đổi của CSP, tạo điều kiện quản lý nội dung hợp lý và trao quyền cho các doanh nghiệp phát triển mạnh trong thời đại kỹ thuật số.

5. Tại sao chọn DocuWare?

a) Giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng

Đơn giản hóa để thành công: DocuWare hợp lý hóa việc quản lý tài liệu, giúp việc đào tạo trở nên dễ dàng cho tất cả các thành viên trong nhóm. Giao diện trực quan và điều hướng liền mạch của nó cho phép toàn bộ nhóm của bạn thành thạo việc xử lý tài liệu một cách dễ dàng. DocuWare mô phỏng các tác vụ trên giấy quen thuộc và lưu trữ vật lý, đồng thời cung cấp sự tiện lợi của ứng dụng di động và hơn thế nữa.

Các nguyên tắc của Giao diện người dùng (UI) đơn giản và nhất quán không chỉ mang lại lợi ích cho người dùng cuối mà còn giảm bớt gánh nặng cho các nhóm hoạt động, đặc biệt là trong thời gian doanh thu cao. Các buổi đào tạo cho các thành viên mới trở nên dễ dàng hơn, đơn giản hơn và nhanh hơn, với một giao diện người dùng duy nhất phục vụ cho tất cả các công việc hàng ngày.

b) Trí tuệ nhân tạo và công nghệ học máy

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (ML) đang chuyển đổi hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong các nhiệm vụ như gắn thẻ siêu dữ liệu và nâng cao phân loại. Với khả năng được hỗ trợ bởi AI và dựa trên ML, các tác vụ thường ngày được tự động hóa, đạt được mức độ quy mô và tốc độ vượt quá khả năng của con người.

DocuWare khai thác AI và ML tích hợp để cải thiện đáng kể năng suất, đặc biệt là trong nhập dữ liệu và quản lý tài liệu. Bằng cách tận dụng các công nghệ này, DocuWare hợp lý hóa các quy trình, giảm thiểu các nỗ lực thủ công và đảm bảo độ chính xác trong việc xử lý và tổ chức tài liệu. Cách tiếp cận biến đổi này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn mở ra những cơ hội mới cho sự đổi mới và tăng trưởng.

c) Nền tảng mã thấp (low-code platform)

Sự xuất hiện của các công cụ phát triển low-code đã cách mạng hóa cách các doanh nghiệp tạo ra các ứng dụng. Những gì từng mất hàng tháng công nghệ phần mềm giờ đây có thể được thực hiện bởi người dùng doanh nghiệp trong vài giờ.

DocuWare nổi bật như một nền tảng low-code thực sự, cho phép người dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng các ứng dụng phản ánh chính xác các yêu cầu kinh doanh của họ. Với DocuWare, bạn có thể chuyển đổi hiệu quả nhu cầu kinh doanh của mình thành các giải pháp hữu hình, đẩy nhanh hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của bạn.

d) Khả năng tích hợp và khả năng mở rộng

DocuWare được chế tác tỉ mỉ để tích hợp liền mạch với hệ sinh thái CNTT, tự hào với khả năng kết nối mạnh mẽ với hơn 500 ứng dụng nổi tiếng thế giới. Khả năng tích hợp mở rộng này bao gồm các danh mục đa dạng như email (bao gồm Outlook và các nền tảng email khác), các công cụ cộng tác nhóm (như MS Teams), CRM, ERP, hệ thống nhân sự, phần mềm được phát triển tùy chỉnh và hơn thế nữa.

Với khả năng tích hợp mở rộng của DocuWare, các tổ chức có thể tận dụng cơ sở hạ tầng hiện có của họ và tối ưu hóa hiệu quả trên toàn bộ ngăn xếp công nghệ của họ. Hơn nữa, DocuWare hỗ trợ cả .Net API và RESTful API, cùng với việc tích hợp qua iPaaS thông qua Make.Com, đảm bảo trao đổi dữ liệu liền mạch và nhất quán trên các nền tảng.

e) Chứng nhận DocuWare

DocuWare được chứng nhận bởi các cơ quan đáng tin cậy nhất để đảm bảo mức độ kiến trúc an toàn cao nhất và hỗ trợ toàn diện cho quyền riêng tư dữ liệu. Nền tảng của chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo bảo vệ thông tin nhạy cảm và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu. Với DocuWare, các tổ chức có thể tin tưởng rằng dữ liệu của họ được bảo vệ an toàn và quyền riêng tư luôn được duy trì.

6. Tóm lại

Tóm lại, DocuWare là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp muốn hiện đại hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc của họ bằng các giải pháp kỹ thuật số. DocuWare cung cấp một nền tảng linh hoạt, có thể mở rộng và an toàn có thể thích ứng với mọi ngành và quy mô kinh doanh. DocuWare cho phép các doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình của họ, cải thiện năng suất và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

VỀ DOCUWARE