VISMA | RAET: Đặt chỗ và quản lý nơi làm việc trực tuyến

Công ty phần mềm nhân sự và tính lương Visma | Raet giúp các tổ chức định cấu hình quy trình nhân sự của họ tốt hơn và hiệu quả hơn bằng các dịch vụ và phần mềm thông minh để số hóa và tự động hóa. Khi Visma | Raet quyết định cải tạo văn phòng của mình, tổ chức bắt đầu tìm kiếm giải pháp cho việc đặt phòng trực tuyến. Đó là khi COVID-19 xảy ra. Tìm hiểu cách họ chuyển sang môi trường làm việc kỹ thuật số trong khi điều hướng cuộc khủng hoảng với sự trợ giúp của RICOH Spaces.

Khả năng hiển thị 100% của công việc văn phòng nhờ đặt bàn trực tuyến với RICOH Spaces

Tổng quan

Visma | Raet là một công ty phần mềm nhân sự và bảng lương cung cấp các giải pháp cho nhiều ngành công nghiệp, bao gồm chăm sóc sức khỏe, giáo dục, thị trường thương mại, chính phủ phi tập trung và các doanh nghiệp cỡ trung bình. Visma | Raet sử dụng 1.100 người ở Hà Lan tại ba văn phòng ở Amsterdam, Drachten và Amersfoort. Tổ chức này là một phần của Tập đoàn Visma, nhà tài trợ chính của những tên tuổi bao gồm Đội Jumbo-Visma, một trong những đội đua xe đạp và trượt băng giỏi nhất’thế giới.

Các thách thức

Sự cần thiết của một cách tiếp cận hỗn hợp để làm việc

"Khi Visma | Raet quyết định cải tạo văn phòng của mình, tổ chức bắt đầu tìm kiếm giải pháp cho việc đặt phòng trực tuyến. Sau đó, COVID-19 đến.

Giám đốc Tài chính và CNTT, Tom van Dael, giải thích: “Đột nhiên, chúng tôi phải đối mặt với thách thức đưa mọi người trở lại văn phòng một cách an toàn đúng giờ và tuân theo các hướng dẫn hiện hành. Trong quá trình đó, chúng tôi nhận thấy rõ ràng rằng mình cần phải tuân theo một cách tiếp cận hỗn hợp hơn để làm việc."

“Chúng tôi đang tìm kiếm một giải pháp cho phép nhân viên đặt chỗ làm việc dựa trên năng lực hiện có.

— Tom van Dale, Giám đốc Tài chính và CNTT, Visma | Raet

Giải pháp

Nắm bắt các giải pháp và công cụ linh hoạt tại nơi làm việc

Visma | Raet đã chọn RICOH Spaces, một hệ thống đặt trước dựa trên đám mây.

“Ứng dụng chứa bản đồ của văn phòng. Bạn có thể thấy chính xác những gì miễn phí. Nếu một nơi làm việc đã được đặt trước, bạn có thể xem ai đã đặt chỗ đó. Nó cực kỳ hữu ích nếu bạn muốn làm việc với đồng nghiệp,” Tom nói.

Ricoh cũng đã cung cấp tích hợp Google Workspace. “Liên kết này có nghĩa là giải pháp Ricoh có thể được truy cập từ các công cụ Google của chúng tôi và các đặt chỗ xuất hiện trong bảng employee’ lịch ngay lập tức,” Tom thêm vào.

Lợi ích

Tạo ra một nơi làm việc kết hợp bền vững

Những lợi ích là gấp đôi. “Với một bảng điều khiển, chúng tôi có thể thấy các văn phòng đang được sử dụng như thế nào. Điều này cho phép chúng tôi dự đoán xu hướng làm việc kết hợp. Hãy tưởng tượng rằng một tầng sẽ sớm trống rỗng mọi lúc vì bài tập về nhà–chúng ta’có thể thấy điều đó trong hệ thống.

Bằng cách đó, chúng tôi có thể đưa ra các quyết định bền vững và tiết kiệm chi phí hơn về cách bố trí và sử dụng tài sản của mình. Chúng tôi cũng đang lên kế hoạch sớm liên kết các phòng họp với nền tảng này” Tom giải thích.

Hệ thống này trực quan và giúp nhân viên tự tin rằng họ có thể trở lại văn phòng một cách an toàn. 

— Tom van Dale, Giám đốc Tài chính và CNTT, Visma | raet