Làm thế nào trở thành “Văn Phòng Không Giấy” giúp giảm lượng khí thải carbon của công ty?

Hình 1. Làm thế nào trở thành "văn phòng không giấy" giúp giảm lượng khí thải carbon?

Một doanh nghiệp không sử dụng giấy tờ đồng nghĩa với một văn phòng không giấy có thể giúp làm giảm lượng khí thải carbon của công ty và giúp cứu rừng cũng như trái đất. Cho dù bạn đang xem xét số hóa một quy trình duy nhất hay đã sẵn sàng chuyển đổi toàn bộ văn phòng của mình thành không cần giấy tờ, DocuWare có thể giúp bạn.

1. Tác động môi trường của giấy

Hình 2. Lãng phí giấy

Sản xuất giấy đòi hỏi một số lượng lớn cây và một lượng đáng kể hóa chất và nước. Nó cũng tạo ra rất nhiều ô nhiễm dưới dạng khí thải carbon và chất thải. Tìm hiểu sâu hơn về tác động môi trường của việc sản xuất và sử dụng giấy với một số thống kê cụ thể dưới đây.

2. Phá rừng

Hình 3. Phá rừng

Vấn đề không chỉ giới hạn ở một quốc gia, vì việc sử dụng giấy trên toàn cầu phụ thuộc vào việc chặt cây. Khoảng 93% giấy đến từ cây cối và nhu cầu toàn cầu về bột giấy và giấy dự kiến sẽ tăng gấp đôi vào năm 2060 - ngay cả trong thời đại được gọi là kỹ thuật số. 

Nạn phá rừng nhanh chóng, phần lớn là do thu hoạch cây làm giấy có tác động tiêu cực đến quần thể động vật hoang dã và làm tăng nguy cơ xói mòn đất lớn. Các cộng đồng dân cư ở các khu vực bị khai thác gỗ nhiều cũng có thể chứng kiến sự gia tăng ô nhiễm không khí và nước khi cây cối, có khả năng tự nhiên để hấp thụ carbon dioxide và thải ra oxy, bị loại bỏ. Đáng kể nhất, mất rừng do sản xuất giấy góp phần gây ra biến đổi khí hậu.

3. Ô nhiễm sản xuất giấy

Hình 4. Ô nhiễm sản xuất giấy

Sản xuất giấy có tác động đến môi trường ngay cả sau khi cây được thu hoạch. Đầu tiên, việc sản xuất giấy và bột giấy góp phần gây ô nhiễm thông qua phát thải khí nhà kính. Trong ngành công nghiệp giấy, các nhà sản xuất giấy và bột giấy chiếm khoảng 70% lượng khí thải nhà kính (30% còn lại có liên quan đến các sản phẩm giấy khác). 

Lượng khí thải nhà kính trong lĩnh vực này đang có xu hướng giảm, như bạn có thể thấy trong biểu đồ bên dưới. Nhưng vẫn còn rất nhiều chỗ để cải thiện.

Hàng tấn khí thải CO2 hàng năm (tính bằng triệu) liên quan đến sản xuất giấy và bột giấy

Nhà máy giấy cũng là một điểm tiêu tốn đối với các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, bao gồm cả nước sạch. Nó có thể cần 2-13 lít nước để tạo ra một tờ giấy.

4. Chất thải giấy và ô nhiễm xử lý

Hình 5. Chất thải giấy

Chất thải giấy đại diện cho một thành phần đáng kể của chất thải rắn đô thị trong các cơ sở trên toàn quốc; nó chỉ ra rằng con người đang in trung bình nhiều tài liệu giấy hơn mức chúng ta thực sự cần. Sau đó, giấy này được đổ vào bãi rác. Nó bắt đầu phân hủy, giải phóng khí mê-tan độc hại và có khả năng mực in đổ vào nguồn đất và nước, gây ra thiệt hại lớn hơn cho môi trường. 

5. Việc không cần giấy tờ mang lại lợi ích cho môi trường như thế nào?

Hình 6. Văn phòng không giấy tờ có thể giúp môi trường

Mọi doanh nghiệp cam kết không cần giấy tờ càng nhiều càng tốt đều có tác động tích cực đến môi trường. Hãy xem xét một số thống kê về cách doanh nghiệp của bạn có thể tạo ra tác động sinh thái tích cực bằng cách cắt giảm giấy tờ.

Hãy xem xét một quy trình giả định bao gồm tối thiểu 10 mảnh giấy cho mỗi khách hàng mới mà ai đó đăng ký. Cũng nói rằng đại diện dịch vụ khách hàng trung bình đăng ký năm người mới mỗi ngày: con số đó lên tới 50 mảnh giấy mỗi ngày. Nhân nó với năm ngày một tuần và 52 tuần trong một năm, đó là 13,000 mảnh giấy mỗi năm do mỗi nhân viên tạo ra. Bây giờ, giả sử đó là một bộ phận gồm 10 người - sau đó 130,000 mảnh giấy mỗi năm được sử dụng cho quy trình duy nhất này.

Phải mất 10 đến 20 cây để sản xuất nhiều giấy như vậy. Mỗi cây tạo ra đủ oxy cho tối đa ba người, vì vậy một quy trình giấy tờ này có nghĩa là giảm sản xuất oxy từ 30 đến 60 người.

Theo dữ liệu do Đại học bang North Carolina công bố, 1 tấn giấy tạo ra khoảng 942 kg khí thải nhà kính. Một tấn là khoảng 200.000 tờ giấy. Điều đó có nghĩa là quy trình giả định được mô tả ở trên sẽ sử dụng hơn nửa tấn giấy - và chỉ cần làm giấy cho quy trình đó sẽ dẫn đến hơn 470 kg khí thải nhà kính. 

Những con số này thậm chí không tính đến tác động môi trường của việc in, lưu trữ, vận chuyển và cuối cùng là xử lý tất cả các loại giấy này.

Nếu quá trình kinh doanh này không cần giấy tờ, nó sẽ tiết kiệm hàng chục cây mỗi năm và cắt giảm lượng khí thải cho doanh nghiệp. Bây giờ hãy xem xét điều này: điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp không cần giấy tờ với nhiều quy trình hơn nữa? Doanh nghiệp của bạn có thể số hóa những quy trình nào để giảm nạn phá rừng, cắt giảm lượng khí thải và nếu không thì gọn gàng và xanh hơn?

6. Việc giảm lượng khí thải carbon của bạn thúc đẩy hiệu quả kinh doanh và trở thành một mô hình “Văn phòng không giấy” như thế nào?

Hình 7. Giảm khí thải carbon có ích gì cho doanh nghiệp?

Tuy nhiên, văn phòng không giấy không chỉ là về việc cứu hành tinh mà còn tăng hiệu quả kinh doanh và thúc đẩy doanh số. Cùng với DocuWare, giải pháp cho phép bạn tận dụng các quy trình kỹ thuật số giúp giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ và làm cho doanh nghiệp của bạn có năng suất và hiệu quả hơn.

a) Tăng mức độ tương tác của nhân viên

Hình 8. Tăng khả năng tương tác của nhân viên

Không cần giấy tờ và tăng cường các sáng kiến xanh có thể giúp bạn thu hút và thuê những tài năng hàng đầu, đồng thời những người lao động có kỹ năng, gắn bó hơn có xu hướng thúc đẩy các quy trình sản xuất hiệu quả hơn.

Làm việc cho một công ty có sáng kiến bền vững với mô hình “Văn phòng không giấy”, ngày càng quan trọng đối với nhân viên:

• Hơn 60% nhân viên muốn biết thêm về các chương trình bền vững của người sử dụng lao động của họ
• Gần 70% nói rằng tính bền vững là một cân nhắc quan trọng khi họ nộp đơn xin việc

Tại sao nhân viên quan tâm đến tác động môi trường của doanh nghiệp? Nhiều người tự hào về nơi họ làm việc và không thể làm như vậy nếu công ty không nhận thức được và làm việc về tác động của nó trên hành tinh. Những người khác nói rằng cá nhân họ muốn tạo ra tác động tích cực đến môi trường, trong khi nhiều người lo lắng về việc bảo vệ hành tinh và tài nguyên của nó cho tương lai. 

b) Giảm chi phí

Hình 9. Giảm chi phí

Văn phòng không giấy cho phép bạn tiết kiệm nhiều hơn hành tinh - nó cung cấp khoản tiết kiệm cho lợi nhuận của bạn. Dưới đây chỉ là một số cách mà các quy trình không cần giấy tờ thúc đẩy hiệu quả chi phí:

• Không có giấy để lưu trữ: Lưu trữ giấy chiếm không gian, và điều đó tốn kém tiền bạc. Cho dù bạn đang trả tiền cho một căn phòng đầy tủ hồ sơ hay toàn bộ kho lưu trữ bên ngoài, việc không cần giấy tờ cho phép bạn loại bỏ chi phí của những không gian này.
• Không có giấy tờ để quản lý: Khi nhân viên làm việc với bản in ra giấy, họ sẽ mất thời gian quý báu. Nhân viên hồ sơ, vận chuyển kho hoặc đơn giản là săn lùng một mảnh giấy khi bạn chỉ còn vài phút nữa là chốt giao dịch cần có thời gian và công sức.
• Giảm lỗi: Các quy trình kỹ thuật số có tỷ lệ lỗi tổng thể thấp hơn, đặc biệt là khi nói đến thông tin bị mất hoặc bị sai lệch. Giảm tỷ lệ lỗi cắt giảm nhu cầu làm lại và sửa chữa.
• Nhiều khách hàng gắn bó hơn: Việc thông báo cho khách hàng và khách hàng khi bạn làm việc với các quy trình kỹ thuật số sẽ dễ dàng hơn nhiều. Bạn không cần phải sao chép và gửi thư hoặc quét và gửi tài liệu email, điều này giúp cắt giảm thời gian dành cho các quy trình giao tiếp. Không cần giấy tờ cũng tạo cơ hội cho các cổng thông tin khách hàng, cho phép các bên liên quan bên ngoài đăng nhập để xem xét các tài liệu theo lịch trình của riêng họ.
• Nhân viên được trao quyền: Tài liệu kỹ thuật số dễ dàng tìm kiếm và xem trong thời gian thực hơn nhiều so với tài liệu giấy. Nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ cần để trả lời các câu hỏi của khách hàng khi họ đang gọi điện thoại và họ có thể tra cứu thông tin mà không cần tạm dừng nhiệm vụ. Điều đó dẫn đến hiệu quả, chẳng hạn như xử lý các yêu cầu của khách hàng trong một cuộc gọi hoặc nhận được nhiều nhiệm vụ quy trình làm việc hơn được xử lý mỗi giờ.

c) Bảo mật dữ liệu

Hình 10. Bảo mật dữ liệu

Không cần giấy tờ dẫn đến bảo mật dữ liệu chặt chẽ hơn. Mặc dù bạn cần làm việc với nhà cung cấp của mình để thiết lập bảo mật phần mềm một cách thích hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức, nhưng bảo mật đám mây tốt hơn nhiều so với bảo mật liên quan đến ngay cả tủ hồ sơ bị khóa.

Với DocuWare Cloud, bạn có thể:

• Tạo quyền dựa trên vai trò hoặc người dùng để mọi người chỉ có thể truy cập thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình
• Theo dõi ai truy cập tài liệu nào cho mục đích tuân thủ và kiểm tra
• Ghi lại lập phiên bản tài liệu để đảm bảo các thay đổi không mong muốn không được thực hiện đối với tài liệu
• Giữ tất cả tài liệu trong một kho lưu trữ đám mây duy nhất, để chúng không bị thất lạc, bị mất hoặc bị đánh cắp

Triển Khai mô Hình “Văn Phòng Không Giấy” Với Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu - DocuWare

Tại DocuWare, chúng tôi tin rằng quản trị và bảo vệ môi trường là rất quan trọng, đồng thời chúng tôi hợp tác với các doanh nghiệp để thực hiện các quy trình không cần giấy tờ nhằm cắt giảm lượng khí thải và nạn phá rừng đồng thời thúc đẩy tiết kiệm và hiệu quả nội bộ.

Mặc dù các giải pháp DocuWare có thể giúp các doanh nghiệp giảm việc sử dụng giấy tờ của họ, nhưng cộng đồng doanh nghiệp công nghệ nói chung có thể chịu nhiều trách nhiệm hơn để giúp bảo vệ hành tinh của chúng ta. Bất kỳ bước nào chúng ta thực hiện cùng nhau để giúp giảm bớt tác động của biến đổi khí hậu đều là những bước tốt. Trở thành “Văn phòng không giấy” là một bước tiến quan trọng để đóng góp Trái Đất nơi chúng ta đang ở và thế hệ sau này.

VỀ DOCUWARE

Liên hệ