Số hóa tài liệu là gì? Tại sao quan trọng với Doanh nghiệp trong kỷ nguyên số?

Số hóa tài liệu hiện được nhắc đến rất nhiều trong thời đại 4.0 hiện nay, được xem như khởi đầu cho quá trình chuyển đổi số nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lưu trữ tài liệu, văn bản và hình ảnh.

1. Số hóa tài liệu là gì?

Thông thường chúng ta luôn lưu trữ những văn bản tài liệu, hợp đồng, hình ảnh bằng giấy dẫn đến việc tốn không gian để bảo quản và lưu kho. Việc lưu trữ tài liệu bằng giấy dễ gây ra thất thoát, hư hỏng và tốn diện tích. Do đó, số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng trên máy tính.

Cụ thể hơn, giải pháp số hoá tài liệu giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành tài liệu có thể lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”. Nhờ vậy, các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

2. Phân biệt các khái niệm số hoá? 

Hình 1. Phân biệt Digitization với Digitalization

a) So sánh Digitization với Digitalization

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin từ định dạng vật lý sang phiên bản kỹ thuật số còn được gọi là văn phòng không cần giấy tờ. Số hóa đề cập đến hành động chuyển đổi bất kỳ thứ gì phi kỹ thuật số thành biểu diễn kỹ thuật số mà hệ thống máy tính có thể sử dụng để tự động hóa các hoạt động hoặc quy trình làm việc.

Thuật ngữ số hóa (Digitization) đã được sử dụng trong nhiều ngữ cảnh như số hóa sách, số hóa âm nhạc, số hóa thông tin, số hóa trò chơi điện tử, v.v.

Trong khi số hóa (Digitalization) là việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi mô hình công ty nhằm cải thiện triển vọng doanh thu và giá trị gia tăng. Đó là quá trình chuyển sang kinh doanh kỹ thuật số.

Số hóa (Digitalization) kết hợp quá trình điều chỉnh các mô hình kinh doanh cũ với công nghệ mới và nắm bắt tiềm năng của công nghệ kỹ thuật số để thu thập dữ liệu, xác định các mẫu và đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh hơn.

b) So sánh Digitalization với Digital Transformation

Số hóa (Digitaliztion) là một phần trong quá trình chuyển đổi số (Digital Transformation). Chuyển đổi số là sự chuyển đổi của con người cho việc sử dụng công nghệ nhằm phục vụ mục đích làm việc. Chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng rộng rãi hơn nhiều về công nghệ kỹ thuật số và thay đổi văn hóa làm việc.

3. Các loại tài liệu nào nên được số hóa?

Hình 2. Hệ thống quản lý tài liệu

Công nghệ số hóa đang ngày một phát triển mạnh mẽ với sự kết hợp của những tính năng công nghệ tiên tiến OMR, ICR và OMR, thiết bị và phần mềm số hóa tài liệu chuyên dụng. Không có giới hạn nào cho việc lựa chọn các tài liệu nên được số hóa, và các tài liệu nên cân nhắc được số hóa trong doanh nghiệp như sau:

• Thư từ chính thức
• Giấy tờ tài chính
• Bản vẽ công trình/thiết kế
• Bản đồ nhà máy
• Bản đồ khảo sát
• Tài liệu dạy học
• Hợp đồng thỏa thuận
• Hồ sơ bệnh án
• Hồ sơ nhân sự
• Hóa đơn và biên lai 

4. Những lý do doanh nghiệp phải số hóa? 

Số hóa (Digitalization) ảnh hưởng đối với cả công ty B2C và B2B. Các công ty phải thích nghi với việc số hóa tài liệu và đặt khách hàng làm trung tâm của việc bán hàng, bởi vì tương lai của mô hình kinh doanh sẽ được quyết định bởi khách hàng cuối cùng.

• Nhu cầu khách hàng gia tăng
• Năng lực mua sắm cao hơn
• Cạnh tranh ngày càng tăng
• Thị trường thay đổi liên tục
• Công nghệ mới

5. Vai trò của số hóa trong doanh nghiệp?

Tìm kiếm từ khóa “văn phòng không giấy”, “chuyển đổi số” và “số hóa tài liệu” trên thanh công cụ tìm kiếm Google, sẽ đưa ra nhiều kết quả bài viết về số hóa tài liệu. Số lượng các kết quả được Google trả về cho thấy tầm quan trọng của số hóa (Digitalization) đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích quá trình số hóa tài liệu đem lại:

• Nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, thích hợp làm việc từ xa. 
• Tiết kiệm chi phi nhờ việc cắt giảm tài liệu in ấn lưu giữ, bảo quản thủ công khi số hòa tài liệu.
• Việc lưu trữ thông tin tài liệu được bảo đảm an toàn, tránh hư hỏng, thất thoát cho doanh nghiệp.
• Nâng cao năng suất và khả năng tập trung của nhân viên nhờ việc tối ưu hóa quy trình giúp tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
• Góp phần bảo vệ môi trường nhờ giảm thiểu lượng rác thải giấy.
• Giảm không gian lưu trữ tài liệu, từ đó, giảm chi phí vận hành, quản lý tài liệu doanh nghiệp.
• Dễ dàng truy suất, tìm kiếm dữ liệu trong quá khứ.
• Đảm bảo tính bảo mật tài liệu. Phân loại tài liệu và cấp quyền cho các phòng ban/ nhân viên có thể truy cập loại tài liệu.
• Đảm bảo tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn, không bị thất lạc, mất cắp hoặc hao tổn do điều kiện môi trường, mối mọt.

Việc số hóa tài liệu đã mang đến cơ hội giúp đo lường và lưu trữ dữ liệu cho việc phát triển những công nghệ mới thành công. Chiến lược số hóa thành công giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm những cách thức mới, tiên tiến hơn để giải quyết những vấn đề mà trước đây không thể xử lý được.

Hình 3. Lợi ích của việc chuyển đổi số hóa. Nguồn: TechTarget

Về DocuWare

Giải pháp DocuWare – quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc.

Ricoh hiện nay cung cấp giải pháp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, ra đời từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với các dữ liệu kinh doanh với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại máy chủ công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các quy trình làm việc hiện tại một cách nhanh chóng, tập trung vào các nền tảng cốt lõi và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Với DocuWare, mọi thủ tục, giấy tờ, tài liệu đều được số hoá, phân loại và quản lý. Tất cả công đoạn truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo được quản lý đồng bộ, tự động hóa quy trình duy nhất trên một nền tảng với sự trợ giúp thông minh của công nghệ trí tuệ nhân tạo và máy học. Hiện nay, giải pháp DocuWare được các tổ chức uy tín trên toàn thế giới tin dùng và bảo mật cao nhất theo tiêu chuẩn quốc tế.

Quản lý tài liệu với DocuWare, ngôi nhà thông minh nhất cho tài liệu của bạn.

Bằng cách loại bỏ thời gian lãng phí và sự không chắc chắn khỏi các quy trình, doanh nghiệp và tổ chức có thể tự do tập trung vào công việc thúc đẩy năng suất và lợi nhuận. DocuWare là giải pháp hoàn hảo cho việc quản lý tài liệu và làm việc từ xa trong thời đại chuyển đổi số.

Liên hệ