Quản lý tài liệu là gì? Làm sao tự động hóa quy trình làm việc?

Quản lý tài liệu đề cập đến các quy trình và tài nguyên cần thiết để tổ chức, lưu trữ và truy xuất tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc trong một công ty hoặc tổ chức. Tài liệu có thể ở định dạng bản cứng hoặc kỹ thuật số và một doanh nghiệp có thể cần lưu trữ hợp đồng, biểu mẫu, hóa đơn, đơn xin việc, thông tin ghi danh phúc lợi và nhiều hồ sơ khác.

Hình 1. Hệ thống quản lý tài liệu

1. Tầm quan trọng của quản lý tài liệu

Là một phần của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, hệ thống quản lý tài liệu - Document Management System (DMS) hiệu quả cho phép nhân viên sắp xếp các file tài liệu để:

• Đảm bảo có thể tìm thấy các tài liệu họ cần ngay lập tức trong thời gian làm việc
• Đảm bảo an ninh và bảo mật bằng quyền truy cập, mã hóa và các biện pháp bảo mật hiện đại khác
• Thay thế các động tác thủ công lặp đi lặp lại bằng quy trình làm việc tự động
• Tạo ra các quy trình bền vững hơn mà không phụ thuộc vào giấy tờ

2. Các tính năng chính của hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả

Việc quản lý tài liệu hiệu quả chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp khi có một hệ thống DMS thực sự hiệu quả. Việc dời mọi giấy tờ từ tủ hồ sơ sang Google Drive cũng giống như đổi các vấn đề tương tự từ giấy sang tệp kỹ thuật số. Vì vậy, hãy cân nhắc tìm kiếm phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ với các chức năng quan trọng. 

3. Phân loại giúp tìm kiếm dễ dàng

Hình 2. Phân loại giúp tìm kiếm dễ dàng

Các giải pháp quản lý tài liệu cho phép bạn lập chỉ mục và phân loại các tài liệu để dễ dàng trong việc tìm kiếm. Trước tiên, hãy tìm hiểu những gì quan trọng đối với tổ chức. Bạn có muốn lấy tất cả các tài liệu liên quan trong một ngày hoặc số khách hàng nhất định không? Bạn có bao giờ cần tìm tài liệu thuộc một loại nhất định không? Đây là các ví dụ về phân loại tài liệu mà bạn có thể lưu trữ từ lúc đầu để có khả năng tìm kiếm tiện lợi nhất. 

Hệ thống quản lý tài liệu cũng sẽ cho phép bạn có thể tìm kiếm từ khóa hoặc câu chữ trong tài liệu.

4. Quy trình làm việc tự động

Hình 3. Quy trình làm việc tự động

Quy trình làm việc kỹ thuật số tạo ra một quy trình logic, phân công nhiệm vụ và chỉ định người thay thế trong trường hợp không có nhân viên. Quản lý quy trình làm việc cũng chỉ định quy trình nào bắt đầu quy trình làm việc; ví dụ: lưu trữ hóa đơn đến hoặc các tài liệu khác.

Việc đặt deadline nhất định hoặc thay đổi trạng thái của tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu cũng có thể bắt đầu quy trình làm việc. Một hệ thống quản lý và kiểm soát quy trình hiệu quả giúp các quản lý và nhân viên có thể thấy mọi bước của quá trình làm việc. Các quy trình công việc phù hợp để bắt đầu thường chứa nhiều nhiệm vụ lặp lại và các bước có thể được xác định dễ dàng.

5. Khả năng tích hợp hệ thống quản lý tài liệu

Hình 4. Khả năng tích hợp

Hồ sơ kỹ thuật số, biểu mẫu và quy trình làm việc cũng có thể được sử dụng bởi hệ thống quản lý nguồn nhân lực và bảng lương. Với tích hợp email, bạn không còn làm việc trên các dự án từ hộp thư đến của mình; lý do các nhân sự thường gặp khó khăn việc tìm kiếm các thông tin dài và khó chịu trong hộp thư. Email và tệp đính kèm có thể được lập chỉ mục và lưu trữ trong đúng tệp dự án trực tiếp từ hộp thư đến hệ thống quản lý tài liệu.

6. Hệ thống quản lý tài liệu hoạt động như thế nào?

Hiểu cách thức hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu có thể giúp bạn quyết định hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp của mình. Dưới đây là những tính năng của một hệ thống quản lý tài liệu.

a) Chụp và xử lý tài liệu cho văn phòng không giấy tờ

Hình 5. Tài liệu online

Phần mềm quản lý tài liệu sử dụng một số phương pháp để chụp tài liệu điện tử và chuyển đổi tệp giấy sang dạng kỹ thuật số. Các hệ thống này hoạt động thông qua nhiều phương pháp chụp tài liệu khác nhau, bao gồm:

• Quét: Bạn sẽ có thể quét tài liệu giấy từ máy photocopy văn phòng đa chức năng, máy quét tốc độ cao hoặc máy tính để bàn và điện thoại thông minh. Các bản quét này có thể được tự động lập chỉ mục, lưu trữ, gửi cho nhân viên phụ trách hoặc được sử dụng để kích hoạt quy trình làm việc.
• OCR: OCR là viết tắt của Nhận dạng ký tự quang học. Đây là công nghệ chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu có thể được sử dụng bởi phần mềm quản lý tài liệu. 
• Chụp email: Một số hệ thống cho phép bạn lập chỉ mục và lưu trữ email và tệp đính kèm của chúng trong thư mục dự án chính xác trực tiếp từ hộp thư đến .
• Chụp fax: Thay vì in fax, chúng có thể được chụp và lưu kỹ thuật số.
• Nhập từ các hệ thống khác: Tài liệu được lưu trữ trong các hệ thống khác có thể được nhập vào các giải pháp DMS. Ví dụ: các tài liệu này có thể được gửi đến thư mục "đã xem" sử dụng quy trình làm việc để phân phối chúng cho đúng người.
• Biểu mẫu điện tử: Các biểu mẫu trực tuyến tiện lợi, được tiêu chuẩn hóa, thay thế các tài liệu giấy lỗi thời, các tệp PDF khó điều hướng và nhập dữ liệu thủ công dễ bị lỗi. Biểu mẫu kỹ thuật số thuê ngoài nhập dữ liệu cho người điền vào biểu mẫu và các trường bắt buộc giúp loại bỏ thời gian theo đuổi thông tin bị thiếu. 

b) Theo dõi và quản lý tài liệu để tăng năng suất

Khi tài liệu đã có trong hệ thống, bạn có thể theo dõi và quản lý chúng, dẫn đến tăng hiệu quả trong suốt các quy trình nội bộ, bảo mật tốt hơn và giảm lỗi.

Đây là cách thực hiện:

• Kiểm soát truy cập: Phần mềm quản lý tài liệu mạnh mẽ cho phép bạn tạo các điều khiển truy cập dựa trên vai trò hoặc đăng nhập. Ví dụ, một người nào đó trong bộ phận bán hàng không cần phải xem tất cả các hóa đơn mà bộ phận kế toán xử lý. Giới hạn nhóm tài liệu mà mỗi vai trò hoặc cá nhân có thể làm việc cho phép bạn giữ an toàn cho các tài liệu bí mật và bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng và nhân viên.
• Nhật ký kiểm tra: Nhật ký kiểm tra cho phép bạn theo dõi ai xem, thực hiện thay đổi hoặc in tài liệu hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ. Những nhật ký này cũng cho phép bạn hiểu có bao nhiêu tài liệu mà một người hoặc nhóm xử lý trong một khoảng thời gian, giúp dễ dàng đặt mục tiêu và quy trách nhiệm cho mọi người.
• Quản lý phiên bản: Sau khi kiểm soát phiên bản được bật, khi người dùng được ủy quyền mở tài liệu để chỉnh sửa, trạng thái của tài liệu sẽ hiển thị là "đã kiểm xuất". Sau đó, tài liệu ở chế độ chỉ đọc cho những người dùng khác.  Mỗi khi một tài liệu được kiểm tra lại, nó sẽ tự động nhận được một số phiên bản mới.

c) Lưu trữ tài liệu an toàn để khôi phục sau thảm họa 

Tài liệu kỹ thuật số an toàn hơn tài liệu giấy. Đầu tiên, các bản sao kỹ thuật số không bị rách, hao mòn hoặc phai màu. Chúng không thể bị thất lạc, bị đánh cắp hoặc bị bỏ lại trong phòng nghỉ một cách tình cờ để mọi người có thể nhìn thấy chúng. Thứ hai, quản lý tài liệu kỹ thuật số dựa trên các giao thức mã hóa và bảo mật được cập nhật nhất, vì vậy khi bạn gửi các tài liệu nhạy cảm, chúng không dễ bị tin tặc tấn công như khi bạn quét chúng và gửi chúng qua email.

7. Các loại hệ thống quản lý tài liệu

Quyết định về việc nên chọn hệ thống đám mây, tại chỗ hay hệ thống kết hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm cấu trúc cơ sở hạ tầng CNTT của tổ chức bạn, chi phí nâng cấp phần cứng tiềm năng cũng như băng thông và chuyên môn của nhóm CNTT. Mối quan tâm về ngân sách cũng sẽ phát huy tác dụng. Thông tin dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra điều gì tốt nhất cho tổ chức của mình.

a) Ưu điểm của việc chuyển sang hệ thống đám mây

Với phần mềm đám mây, tài liệu và dữ liệu được đặt ở vị trí trung tâm trên các máy chủ đám mây. Thay vì tự mua và quản lý tài nguyên, bạn mua chúng dưới dạng giải pháp SaaS, thường trả tiền cho đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Nó không có chi phí cấp phép ban đầu và phí hỗ trợ và bảo trì được tích hợp sẵn.  

Hãy xem xét điều này:

• Chi phí trả trước thấp hơn vì bạn không phải đầu tư vào phần cứng và các tài nguyên khác. Ngoài ra, mua phần cứng là một khoản chi phí vốn không thể được khấu trừ từ thuế thu nhập trong khi dịch vụ đăng ký là chi phí hoạt động có thể.
• Bạn không cần một đội ngũ công nghệ nội bộ để quản lý hệ thống. Tất cả đều được thực hiện để bạn để tài nguyên CNTT của mình miễn phí cho các dự án khác. Tài liệu có sẵn trong thời gian thực trên đám mây và có thể được truy cập từ mọi nơi vào bất kỳ lúc nào dẫn đến cộng tác hiệu quả hơn.
• Các tệp  được sao lưu trên nhiều máy chủ trong trung tâm dữ liệu ở các vị trí phân tán về mặt địa lý, có nghĩa là nếu các kết nối hoặc máy chủ trong một khu vực bị ảnh hưởng, các máy chủ ở nơi khác trên mạng đám mây sẽ bước vào để xử lý tải.

Hình 6. Hệ thống quản lý tài liệu

b) Tại sao chọn phần mềm quản lý tài liệu tại chỗ (on-premises)?

Nếu công ty có nhiều tài nguyên CNTT, có thể hợp lý khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc bên trong trung tâm dữ liệu của riêng bạn cùng với các ứng dụng khác.

Hãy xem xét điều này:

• Việc triển khai phần mềm tại chỗ đòi hỏi một khoản đầu tư trả trước lớn vào giấy phép phần mềm, cộng với chi phí ứng dụng, hỗ trợ CNTT và phần cứng.
• Bạn có toàn quyền kiểm soát phần mềm và tài liệu đang được lưu trữ, có nghĩa là bạn có quyền lựa chọn về việc bạn dựa vào nhóm CNTT của mình để bảo trì và hỗ trợ hay làm việc với nhà cung cấp phần mềm của mình.
• Bạn không cần truy cập internet để tiếp tục làm việc với các tài liệu nội bộ; Nếu mạng nội bộ  vẫn hoạt động, mọi người có thể tiếp tục làm việc ở một mức độ nào đó khi Internet gặp sự cố.

c) Đôi khi sự kết hợp của cả hai là phù hợp nhất

Triển khai mô hình lai là một khả năng khác, kết hợp các dịch vụ đám mây với phần mềm tại chỗ cục bộ. Ví dụ: hệ thống đám mây có thể được sử dụng làm bản sao lưu lưu trữ tài liệu cho hệ thống cục bộ hoặc triển khai đám mây có thể tích hợp với ERP tại chỗ.

8. Quản lý tài liệu sẽ hoạt động như thế nào cho doanh nghiệp?

Quản lý tài liệu hiệu quả mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng tốt hơn, nâng cao tinh thần của nhân viên và tuân thủ dễ dàng hơn các quy định của liên bang, tiểu bang và ngành.

Với DocuWare, các công ty thuộc mọi quy mô đều tăng khả năng đổi mới bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công, tẻ nhạt khiến nhân viên mất tập trung vào công việc dựa trên kiến thức và ra quyết định quan trọng.

Hình 7. Văn phòng không giấy

VỀ DOCUWARE

Giải pháp DocuWare – quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc.

Ricoh hiện nay cung cấp giải pháp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, ra đời từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với các dữ liệu kinh doanh với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại máy chủ công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các quy trình làm việc hiện tại một cách nhanh chóng, tập trung vào các nền tảng cốt lõi và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Với DocuWare, mọi thủ tục, giấy tờ, tài liệu đều được số hoá, phân loại và quản lý. Tất cả công đoạn truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo được quản lý đồng bộ, tự đng hóa quy trình duy nhất trên một nền tảng với sự trợ giúp thông minh của công nghệ trí tuệ nhân tạo và máy học. Hiện nay, giải pháp DocuWare được các tổ chức uy tín trên toàn thế giới tin dùng và bảo mật cao nhất theo tiêu chuẩn quốc tế.

Liên hệ