Giải Pháp Phòng Họp Thông Minh Là Gì? Giúp Hướng Tới Thành Môi Trường Làm Việc Kết Hợp Như Thế Nào?

22 Thg3 2023

Sau đại dịch COVID19, nhu cầu làm việc tại nhà trong thời kỳ này ngày càng tăng cao và các yêu cầu quay trở lại nơi làm việc sau đó, từ đó hình thức làm việc kết hợp từ xa đã xuất hiện. Đó là một xu hướng dường mới và được ca ngợi là sự kết hợp những gì tốt nhất của cả hai thế giới.

Sự hài hòa giữa công việc và cuộc sống có thể được cải thiện bằng cách thực hiện chính sách làm việc kết hợp. Đối với những người trước đây phải đi làm năm ngày một tuần, việc này có thể tiết kiệm thời gian (và tiền bạc) ngoài việc cho phép mọi người kiểm soát nhiều hơn lịch trình của họ. Nếu tình hình của một nhân viên thay đổi, vì khi họ thành lập một gia đình, điều này có thể trở thành một vấn đề thậm chí còn lớn hơn. Nếu công ty không có chế độ làm việc tích hợp từ xa để đáp ứng nhu cầu của nhân viên khi họ phải ở nhà chăm sóc con cái, nhân viên có thể bắt đầu tìm kiếm nơi khác. Từ đó, giải pháp phòng họp thông minh được ra đời để giúp tối ưu xu hướng môi trường làm việc kết hợp (hybrid workplace).

1. Làm thế nào để quản lý có một cuộc họp kết hợp thành công? Giải pháp phòng họp thông minh là gì?

Hình 2. Phòng họp kết hợp online và offline

Hãy chắc chắn rằng mọi người đều có những trang bị cần thiết: Điều quan trọng là phải thực hiện các khoản đầu tư thiết lập và công cụ phù hợp dựa trên hoàn cảnh và nhu cầu của từng thành viên trong nhóm. Ví dụ, máy tính xách tay cá nhân, Wi-Fi được cải tiến, tai nghe và webcam có thể thuộc danh mục này.
Xác định kỳ vọng của bạn rõ ràng: Đảm bảo rằng có sự giao tiếp liên tục giữa người quản lý và nhân viên và mọi người trong nhóm đều nhận thức được các tiêu chuẩn về hiệu suất và đầu ra.
Thông báo cho mọi người: Tổ chức các cuộc họp ngắn định kỳ và cập nhật trạng thái để đảm bảo rằng người lao động cảm thấy là một phần của nơi làm việc ngay cả khi họ không có mặt trực tiếp.
Theo dõi thời hạn: Tạo cơ sở dữ liệu hoặc lịch trung tâm nơi các cá nhân có thể nhập kế hoạch hàng ngày của họ, bao gồm bất kỳ cuộc họp hoặc cuộc gọi khách hàng nào.
Thông tin liên lạc kỹ thuật số tốt nhất để bạn sử dụng: Nhiều công cụ tiên tiến có sẵn để giúp quản lý làm việc từ xa và kết hợp, từ các nền tảng hội nghị truyền hình trên web nơi bạn có thể trò chuyện, tạo kênh và quản lý thư từ hàng ngày của mình đến các công cụ quản lý dự án, được nhiều nhóm sử dụng làm trụ sở ảo và được trang bị các tính năng nhắn tin và chia sẻ tệp trực tuyến.

2. Với giải pháp phòng họp thông minh, bạn sẽ có một cuộc họp hiệu quả.

Hình 3. Giải pháp phòng họp thông minh

Trong công việc, bạn có muốn các cuộc họp năng động, liên quan hơn không? Sử dụng công nghệ để giải phóng tiềm năng của cộng tác không dây, trình bày không dây và hội nghị không dây. Tất cả các không gian họp của bạn sẽ mang đến những trải nghiệm an toàn, tương tác và linh hoạt nhờ các giải pháp phòng họp không dây tuyệt vời của Ricoh.

Hợp tác hợp lý và nhanh chóng là điều cần thiết trong kinh doanh ngày nay. Bạn có thể kết nối với khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp mọi lúc mọi nơi trong văn phòng bằng cách sử dụng các giải pháp phòng họp và hội nghị không dây của Barco. Chúng hỗ trợ tối đa hóa tiềm năng của nhân viên và đạt được các mục tiêu chung. Họ khuyến khích bạn đưa ra quyết định trong một môi trường nhóm, có sự tham gia.

Hình 4. Bảng tương tác thông minh của Ricoh

Mọi người có thể nhanh chóng đi làm và bắt đầu cộng tác nếu họ đặt chỗ và bắt đầu cuộc gọi hội nghị. Người dùng có thể dễ dàng và nhanh chóng bắt đầu hội nghị truyền hình, chia sẻ màn hình của họ hoặc xem màn hình hiển thị.

Sản phẩm giải pháp phòng họp thông minh góp phần cải thiện hệ thống chia sẻ màn hình và hội nghị truyền hình. Trong phòng hội nghị, phòng họp hoặc phòng họp nhóm, trong số những người khác. Giải pháp phòng họp thông minh nâng cao trải nghiệm họp kết hợp cho nhân viên làm việc từ xa ngay cả bên ngoài không gian họp. Các thành viên trong nhóm làm việc chặt chẽ hơn với nhau khi họ cộng tác theo cách kết hợp, điều này cũng giúp tăng tốc độ truyền tải kiến thức.

3. Bảng tương tác Ricoh cho giải pháp phòng họp thông minh:

Với bảng tương tác (IWB) của Ricoh, bạn và đồng nghiệp có thể tương tác với nhau trực tiếp trên màn hình, giúp triển khai phòng họp thông minh. Ricoh cung cấp cho bạn 2 dòng sản phẩm IWB nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

a) Bảng tương tác Ricoh dòng A cho phòng họp thông minh

Hình 5. Bảng tương tác Ricoh dòng A phù hợp với nhiều không gian phòng họp

Màn hình 4K (3.840 2.160) cung cấp hình ảnh sắc nét và chi tiết. Nó có một màng chống ánh sáng để giảm sự phản chiếu của ánh sáng bên ngoài, giúp dễ dàng nhìn thấy hơn. Nó có thiết kế viền mỏng, âm thanh mạnh mẽ, kết nối đa năng với giao diện mặt trước, nút phần cứng phía trước và phát hiện đầu vào tự động, cũng như chức năng đa chạm 20 điểm với hoạt động trơn tru và thoải mái.

b) Bảng tương tác Ricoh dòng D cho phòng họp thông minh

Hình 6. Bảng tương tác Ricoh dòng D dễ dàng lướt web

Chức năng của màn hình bảng điều khiển phẳng tương tác đã được cải thiện đều đặn, nhưng với dòng series RICOH WHITEBOARD D có một cuộc cách mạng trong thiết kế bảng trắng tương tác với:

Giao diện với thiết kế mang tính thanh lịch và được sắp xếp hợp lý.
Màn hình có độ phân giải cao 4K với cảm biến bóng và cảm biến đa chạm để chụp ảnh chính xác hơn.
Hiệu suất viết xuất sắc bằng cách sử dụng ngón tay hoặc bút cảm ứng.
Giao diện dễ sử dụng nhờ các ứng dụng IWB của RICOH trên bộ điều khiển tiêu chuẩn và thông minh.
Bút cảm ứng và Eraser - được thiết kế để sử dụng với thế hệ cảm biến cảm ứng mới.
Giá đỡ bút từ hóa và hộp kết nối tùy chọn cho đầu đọc thẻ IC với các cổng USB.

Bảng tương tác thông minh Ricoh – Chạm để kết nối

Được thiết kế cho doanh nghiệp. Với giao diện dễ sử dụng và Ứng dụng tích hợp sẵn, bảng tương tác thông mới mang đến khả năng giao tiếp và cộng tác liền mạch. Lý tưởng để làm việc kết hợp, cho phép nhiều người viết trên cùng một màn hình.