Docuware Giúp Bạn Xử Lý Và Quản Lý Hóa Đơn Dễ Dàng Hơn Như Thế Nào?

1. Xử lý và quản lý hoá đơn là gì?

Hình 1. Xử lý hoá đơn

Hóa đơn đến từ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cần được xác minh, phê duyệt, chỉ định mã hóa tài khoản GL và chuẩn bị để xử lý thanh toán. Xử lý các hóa đơn này có thể là một quá trình đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào các quy tắc của công ty bạn và bất kỳ cách tiếp cận nào bạn chọn, bạn phải tuân theo các tiêu chuẩn để ra.

Yếu tố quan trọng nhất là các hóa đơn đến được xử lý nhanh chóng, chính xác và số hóa - được đưa đến những người phù hợp đang ở trong quy trình phê duyệt. Điều này mang lại lợi ích ngay lập tức:

• Loại bỏ việc nhập dữ liệu giấy và thủ công
• Tự động hóa các quy trình làm việc và xử lý ngoại lệ
• Thu hồi chiết khấu thanh toán sớm
• Cắt giảm đáng kể thời gian chuẩn bị kiểm toán

Quy trình cốt lõi của việc số hóa hóa đơn đến và cách phần mềm quản lý tài liệu và quy trình làm việc có thể nâng cao, tự động hóa và hợp lý hóa toàn bộ quy trình của xử lý và quản lý hóa đơn.

Tìm hiểu thêm về xử lý và quản lý hóa đơn bên dưới:

• Việc xử lý hóa đơn đòi hỏi những gì?
• Các bước để xử lý hóa đơn thích hợp như thế nào?
• Quy trình lập hóa đơn tự động có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc như thế nào?
• Các phương pháp hay nhất để sử dụng phần mềm xử lý và quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp của bạn là gì?

2. 5 bước xử lý và quản lý hóa đơn

Cách xử lý hóa đơn khác nhau giữa các công ty. Nhưng cho dù bạn đang xử lý và ghi lại hóa đơn theo cách thủ công hay sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn và tự động hóa, một số nguyên tắc kế toán cơ bản đều giống nhau. Dưới đây là 5 bước phổ biến để xử lý hóa đơn.

a) Bạn nhận được hóa đơn

Hóa đơn được nhận theo nhiều cách, bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Là tài liệu giấy được nhận qua đường bưu điện
• Dưới dạng tệp đính kèm email
• Là chứng từ điện tử được truyền trực tiếp vào phần mềm tài chính hoặc hệ thống quản lý tài liệu
• Dưới dạng fax

b) Hóa đơn được ghi nhận và đưa vào quy trình

Dữ liệu bạn ghi lại và cách bạn thực hiện tùy thuộc vào quy trình của riêng bạn, nhưng tối thiểu, bạn cần biết:

• Số tiền nợ
• Ai đang nợ
• Điều khoản thanh toán
• Các thành phần thanh toán như giá vốn hàng bán, vận chuyển, thuế và phí
• Hóa đơn dùng để làm gì (nói chung hoặc chi tiết)
• Bất kỳ mã danh mục nào cần thiết cho sách của riêng bạn

c) Thuế, phí và tổng số

Hình 2. Thuế thu nhập

Việc xác minh đảm bảo số tiền trên hóa đơn được nêu và tính toán chính xác, bao gồm thuế suất chính xác, số tiền thuế và bất kỳ khoản phí nào khác được liệt kê. Tổng số tiền và tất cả các tính toán khác cũng được kiểm tra ở đây, bao gồm nhập mã hóa sổ cái chung và kỳ kế toán thích hợp. Trong hầu hết các trường hợp, các tài khoản phải trả cũng xử lý các nhiệm vụ này.

d) Xác minh đơn hàng 

Quy trình xác minh nội dung xác định xem sản phẩm được lập hóa đơn có phải là sản phẩm đã đặt hàng và nhận hay không. Số lượng mặt hàng, chất lượng và giá thỏa thuận cũng được kiểm tra tại thời điểm này. Các công việc này thường được xử lý bởi các thư ký trong bộ phận tài khoản phải trả, bộ phận tiếp nhận hoặc mua hàng.

e) Phát hiện gian lận

Cuối cùng, mọi hóa đơn đều trải qua quá trình kiểm tra gian lận. Xác thực xem nhà cung cấp có được biết đến và phê duyệt hay không, đảm bảo rằng hóa đơn không được gửi nhiều lần và kiểm tra để xác minh rằng các mục hàng riêng lẻ không xuất hiện trên nhiều hóa đơn là một phần của quy trình xác minh.

Nếu được thực hiện thủ công, việc xác minh sẽ tốn kém và mất thời gian. Để hiện thực hóa những bước nhảy vọt về hiệu quả, các công ty nên tối ưu hóa việc xác minh hóa đơn như một phần của hoạt động kế toán, xử lý và quản lý hóa đơn bất cứ khi nào có thể.

Sau khi xác minh tính chính xác của hóa đơn, tùy thuộc vào quy tắc kinh doanh của bạn, hóa đơn đó có thể được phê duyệt và gửi để thanh toán. Nếu cần phê duyệt bổ sung, hóa đơn phải được chuyển đến người phê duyệt thích hợp.

3. Hóa đơn được phê duyệt

Quy trình phê duyệt hóa đơn khác nhau tùy theo công ty và loại hóa đơn. Một số hóa đơn có thể được phê duyệt tự động trong khi những hóa đơn khác có thể yêu cầu chữ ký của trưởng bộ phận hoặc giám đốc điều hành.

Một số phương pháp phổ biến để phê duyệt hóa đơn bao gồm gửi hóa đơn giấy hoặc biểu mẫu liên quan qua thư liên văn phòng đến hộp thư đến thực của ai đó hoặc làm điều tương tự qua email. Cả hai cách tiếp cận này đều không đặc biệt hiệu quả; Cả hai đều để lại nhiều chỗ cho tài liệu bị lạc, mọi người kéo chân hoặc hiểu lầm xảy ra.

Tốt hơn hết bạn nên tự động hóa các quy trình phê duyệt của mình càng nhiều càng tốt và duy trì quy trình phê duyệt trong hệ thống xử lý hóa đơn của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng xem bất kỳ hóa đơn nào đang trong quá trình xử lý, thời gian ai đó đã xử lý hóa đơn và liệu ai đó sao lưu với nhiều hóa đơn để phê duyệt hay không.

4. Thanh toán được xử lý

Khi một hóa đơn được chấp thuận, nó có thể được đưa vào hàng để thanh toán. Thông thường, điều này đơn giản có nghĩa là nó được chuyển đến quy trình làm việc để đại diện tài khoản phải trả hoặc nhân viên được ủy quyền khác có thể xử lý thanh toán.

Để xử lý thanh toán, bạn thường cần các thông tin như:

• Tổng số tiền còn nợ
• Ai đang nợ, bao gồm tên và địa chỉ
• Mọi số nhận dạng thanh toán, chẳng hạn như tài khoản hoặc số hóa đơn, cần được bao gồm trong khoản thanh toán
• Các hình thức thanh toán được chấp nhận

5. Dữ liệu hóa đơn và thanh toán được ghi lại và lưu trữ

Sau khi thanh toán được xử lý, dữ liệu cuối cùng có thể được thu thập và lưu trữ, nếu thích hợp. Các mục sổ cái chung cho các khoản ghi nợ thanh toán và bất kỳ mục kế toán có liên quan nào khác được thực hiện. Với phần mềm xử lý hóa đơn phù hợp, các mục nhập như vậy có thể được thực hiện bằng một vài cú nhấp chuột thay vì nhiều lần nhấn vào phím 10, giảm thêm khả năng xảy ra lỗi.

Cuối cùng, hình ảnh hóa đơn và các tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như đơn đặt hàng, bản kê khai vận chuyển và phê duyệt tài khoản, có thể được lưu trong một kho lưu trữ tài liệu an toàn, có thể tìm kiếm được. Điều đó đảm bảo họ đã sẵn sàng để dễ dàng truy xuất khi cần thiết, kể cả trong quá trình kiểm tra.

6. Những lợi ích chính của việc xử lý và quản lý hóa đơn tự động

Hình 3. Lợi ích chính của việc xử lý và quản lý hóa đơn tự động

Mỗi công ty đều có một điểm chung: có quy trình hoặc hệ thống xử lý và quản lý hóa đơn. Cho dù bạn đang trả tiền cho các nhà sản xuất cho nguyên liệu thô, nhà bán buôn cho sản phẩm hay nhà cung cấp cho các dịch vụ được thực hiện, bạn cần một quy trình để đảm bảo thanh toán là chính xác, được thực hiện đúng hạn và tuân theo chính sách của công ty bạn.

Bạn có thể đảm bảo hệ thống xử lý và quản lý hóa đơn của mình đang mang lại lợi ích ngoài việc cuối cùng chỉ đơn giản là nhận được các khoản thanh toán. Một số lợi ích của việc đầu tư vào xử lý và quản lý hóa đơn tự động bao gồm:     

• Giảm nhập dữ liệu thủ công. Quy trình lập hóa đơn mạnh mẽ dựa vào hóa đơn điện tử hoặc chuyển đổi hóa đơn giấy bạn nhận được sang dạng điện tử. Điều này cắt giảm nhu cầu mọi người nhập dữ liệu vào hệ thống của bạn theo cách thủ công. Phần mềm quản lý tài liệu có thể quét hóa đơn và trích xuất dữ liệu liên quan hiệu quả và chính xác hơn mọi người có thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn trong khi giảm cơ hội cho các lỗi tốn kém.
• Độ tin cậy cao hơn của việc xác minh hóa đơn. Hóa đơn đôi khi nhanh chóng được "đi tắt" qua quy trình - đặc biệt là trong thời gian bận rộn khi nhân viên đang phải đối mặt với khối lượng công việc lớn. Với quy trình xử lý hóa đơn số, nhân viên có quyền truy cập vào tất cả các thông tin ngay lập tức và ủy quyền thanh toán một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác. Điều này làm giảm đáng kể nguy cơ hóa đơn được phê duyệt mà không cần xác minh.
• Dễ dàng tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi. Nếu một kế toán viên, người quản lý hoặc nhân viên có thắc mắc về hóa đơn, thì dữ liệu và thông tin cần thiết có thể được truy xuất và hiển thị bất cứ lúc nào và ở bất kỳ vị trí nào. Điều này làm tăng đáng kể luồng thông tin. Các nhân viên chịu trách nhiệm cũng có thể truy xuất thông tin hoặc phê duyệt hóa đơn bằng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ.
• Quy trình làm việc tự động. Quy trình làm việc tự động cho phép bạn thiết lập các quy trình dựa trên quy tắc để định tuyến hóa đơn thông qua các bước thích hợp để thanh toán. Điều này đảm bảo, ví dụ, hóa đơn 50 đô la cho đồ dùng văn phòng không bị giữ lại chờ đợi một chữ ký không cần thiết từ CFO trong khi hóa đơn 3,000 đô la cho thiết bị mới sẽ được định tuyến cho đánh giá quan trọng tiềm năng đó.
• Tăng số lượng chiết khấu thanh toán sớm. Các phương pháp xử lý và quản lý hóa đơn mạnh mẽ giúp công ty của bạn tận dụng nhiều chiết khấu thanh toán sớm hơn. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Net 30 nhưng bạn được giảm giá nếu bạn trả Net 15, quy trình lập hóa đơn nhanh hơn thực sự là tiền trong ngân hàng.
• Giảm thời gian chuẩn bị kiểm toán. Khi hóa đơn được thu thập và lưu trữ trong một hệ thống điện tử dễ sử dụng, bạn có thể chuẩn bị cho việc kiểm toán hoặc trả lời các câu hỏi từ các đối tác kinh doanh về tài khoản nhanh hơn.
• Tăng khả năng mở rộng. Các quy trình lập hóa đơn được hỗ trợ bởi công nghệ phù hợp hơn để xử lý các nhu cầu phải trả ngày càng tăng của các tài khoản. Với hệ thống phù hợp, bạn có thể mở rộng quy mô lên khối lượng lớn hơn mà không cần thuê thêm nhân viên AP toàn thời gian.
• Tiết kiệm chi phí lớn. Hệ thống xử lý và quản lý hóa đơn cung cấp nhiều cách để cắt giảm chi phí, bao gồm:
  • Giảm chi phí: Bạn không phải trả tiền để lưu trữ và duy trì quá nhiều giấy.
  • Giảm chi phí lao động: Xử lý và quản lý hóa đơn kỹ thuật số hiệu quả hơn.
  • Giảm chi tiêu: Bạn có thể nhận được chiết khấu thanh toán sớm thường xuyên hơn và tiết kiệm tiền cho phí thanh toán trễ.

a) Không gian văn phòng sạch hơn

Hãy tưởng tượng không còn tủ hồ sơ, ít thiết bị in hơn và kệ lưu trữ được lấy lại từ nguồn cung cấp giấy và mực - ít vận chuyển hơn, ít sao chụp hơn, ít nộp hồ sơ và tìm kiếm hơn. Ưu điểm đầu tiên là văn phòng sạch sẽ, sáng sủa hơn, rộng rãi hơn.

b) Giảm rủi ro kinh doanh

Kiểm soát truy cập tùy chỉnh và bảo mật dữ liệu kỹ thuật số giúp việc duy trì tuân thủ dễ dàng và ít tốn kém hơn, giảm khả năng thiếu tài liệu sẽ dẫn đến tiền phạt hoặc mất doanh thu.

c) Mối quan hệ khách hàng tốt hơn

Thông tin chỉ còn vài giây nữa với một tìm kiếm nhanh chóng - không còn khiến mọi người phải tạm dừng để tìm hiểu qua các thư mục. Cung cấp tốc độ và chất lượng hỗ trợ mà khách hàng và nhà cung cấp của bạn xứng đáng có được.

d) Tăng khả năng hiển thị

Sử dụng quy trình làm việc kỹ thuật số thay vì giấy tờ dẫn đến tính minh bạch cao hơn, cho phép ban quản lý giám sát các quy trình kinh doanh trong thời gian thực để ra quyết định thông minh hơn.

e) Tác động tích cực đến môi trường

Nếu bạn có sáng kiến "xanh", một trong những cách dễ nhất để giảm lượng khí thải carbon của bạn là in, vận chuyển và lưu trữ ít giấy hơn. Giới thiệu số hóa cho bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp của bạn sẽ giúp tổ chức của bạn không cần giấy tờ.

f) Tăng niềm tin với các nhà cung cấp

Phần mềm xử lý và quản lý hóa đơn cho phép bạn xử lý các khoản thanh toán nhanh hơn và chính xác hơn, giúp phát triển niềm tin vào mối quan hệ giữa bạn và các nhà cung cấp của bạn. Xử lý hóa đơn tốt hơn cho phép bạn nhanh chóng phát triển danh tiếng trong việc thanh toán hóa đơn đúng hạn (hoặc thậm chí sớm) và là một khách hàng có trách nhiệm tài chính.

Xem cách phần mềm quản lý tài liệu của DocuWare đảm nhận việc tự động hóa xử lý và quản lý hóa đơn của bạn một cách an toàn và dễ dàng.

7. Bảng thuật ngữ về quy trình xử lý và quản lý hóa đơn

Hiểu các thuật ngữ phổ biến liên quan đến xử lý và quản lý hóa đơn có thể hữu ích khi bạn đang xem xét cách xử lý tốt nhất các tài khoản phải trả trong doanh nghiệp của mình. Kiểm tra bảng thuật ngữ ngắn gọn này về hóa đơn chung và các tài khoản liên quan đến các khoản phải trả.

• Hóa đơn: Một tài liệu, điện tử hoặc giấy, nêu chi tiết số tiền còn nợ cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Tìm hiểu thêm về các loại và điều khoản khác nhau cho hóa đơn.
• Đơn đặt hàng: Một tài liệu, điện tử hoặc giấy, nêu chi tiết những mặt hàng nào đang được đặt hàng và liệu chúng có được phê duyệt hay không.
• Sổ cái tổng hợp: Sổ tài khoản nơi ghi nợ và tín dụng. Thanh toán hóa đơn được ghi lại dưới dạng ghi nợ.
• Điều kiện: Bạn phải trả bao nhiêu thời gian cho một hóa đơn.
• Đến hạn khi nhận được: Cho biết một thuật ngữ yêu cầu hóa đơn phải được thanh toán ngay lập tức.
• Mạng: Cho biết các điều khoản yêu cầu thanh toán hóa đơn trong một số ngày nhất định, chẳng hạn như Net 15 hoặc Net 30.
• Số ngày phải trả chưa thanh toán: Điều này có thể đề cập đến việc một hóa đơn riêng lẻ bao nhiêu tuổi hoặc trung bình là bao nhiêu tuổi, tất cả các hóa đơn đang mở của bạn. DPO trung bình cao thường không phải là một điều tốt, vì nó có thể cho các nhà cung cấp và chủ nợ của bạn biết rằng bạn chậm xử lý và thanh toán hóa đơn của mình.

8. 3 phương pháp hay nhất để xử lý hóa đơn

a) Đầu tư vào tự động hóa

Hình 4. Đầu tư vào tự động hóa

Tự động hóa là nền tảng cho các phương pháp xử lý và quản lý hóa đơn mạnh mẽ. Không phải là bạn muốn hoặc phải đưa mọi người ra khỏi quy trình của mình - các quy trình kế toán cần sự giám sát và can thiệp của con người. Tự động hóa là loại bỏ các công việc tẻ nhạt và không cần thiết để nhân viên kế toán có thể tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn.

Dưới đây chỉ là một vài ví dụ về cách các quy trình hóa đơn tự động có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi vẫn đảm bảo hóa đơn của bạn được thanh toán nhanh hơn về tổng thể:

• Quy trình làm việc tự động và xử lý ngoại lệ. Thiết lập phê duyệt tự động dựa trên số lượng, nhà cung cấp hoặc dữ liệu khác hoặc thiết lập quy trình làm việc kỹ thuật số để định tuyến đến những người ra quyết định chính. Khéo léo xử lý các trường hợp ngoại lệ để đảm bảo không có quả bóng nào bị rơi.
• Quy tắc kiểm tra hoặc đánh giá tự động. Ngay cả khi đơn đặt hàng khớp với hóa đơn, bạn có thể muốn ai đó xem xét một số hóa đơn nhất định. Điều đó có thể bao gồm hóa đơn trên một số tiền nhất định, những hóa đơn có địa chỉ thanh toán mới hoặc hóa đơn đầu tiên từ nhà cung cấp mới. Các quy tắc kinh doanh tự động có thể gắn cờ các hóa đơn đó và định tuyến chúng đến các tài khoản thích hợp mà các thành viên trong nhóm phải trả để xem xét.
• Thiết lập thanh toán nhanh hơn. Nếu bạn đã thiết lập thanh toán điện tử cho một nhà cung cấp cụ thể, bạn có thể đã phê duyệt các hóa đơn được xếp hàng để thanh toán.

Ai đó có thể xem xét hóa đơn một cách nhanh chóng và chỉ cần nhấn một nút để giải phóng khoản thanh toán hoặc bạn có thể có một số hóa đơn được thanh toán mà không cần ai phải xem chúng.

b) Đảm bảo lưu trữ an toàn

Hóa đơn và dữ liệu thanh toán có thể nhạy cảm. Nó bao gồm số tài khoản, địa chỉ doanh nghiệp và nhiều thông tin khác có thể được sử dụng bởi tội phạm mạng. Và ngay cả khi bạn không lo lắng về tin tặc, hãy tưởng tượng bạn sẽ mất tất cả các hóa đơn của năm ngoái và cơn đau đầu sẽ gây ra trong thời gian tính thuế.

Lưu trữ hóa đơn an toàn là phương pháp hay nhất cho dù bạn đang nói về tài liệu trong quy trình làm việc hiện tại hay kho lưu trữ được lưu giữ cho mục đích tuân thủ hoặc kiểm tra.

c) Đầu tư vào chữ ký điện tử

Hình 5. Đầu tư vào chữ ký điện tử

Ngay cả với tự động hóa, một số hóa đơn và các quy trình liên quan yêu cầu chữ ký thực tế. Cho dù đó là mục đích tuân thủ các quy tắc quy định hay bạn chỉ đơn giản là muốn ký hợp đồng với các hóa đơn có thanh toán cao, việc quản lý phê duyệt giấy và mực sẽ trở nên lộn xộn nhanh chóng.

Cách tự động hóa các quy trình AP và tăng năng suất của nhân viên

9. Cách số hóa hóa đơn đến

Với tính năng tự động hóa quy trình làm việc kỹ thuật số được áp dụng để đảm bảo hóa đơn đến đúng người một cách hiệu quả nhất có thể, bước tiếp theo là phê duyệt hóa đơn, bao gồm các công việc trên phê duyệt. Có bốn bước chính để quy trình hóa đơn tự động.

a) Sử dụng tính năng chụp và lập chỉ mục thông minh

Hóa đơn có thể đến từ mọi nơi: PDF được gửi qua email, truyền chỉ XML, tài liệu fax, thậm chí cả giấy được gửi qua đường bưu điện. Bất kể nguồn hoặc định dạng nào, hệ thống quản lý tài liệu sẽ tiếp nhận các hóa đơn và bắt đầu quá trình "đọc" chúng.

Các hệ thống chất lượng thấp sẽ chỉ cần chụp ảnh tài liệu và buộc người dùng nhập dữ liệu chính như tổng số, nhà cung cấp, thông tin thuế, ngày đến hạn, v.v. Một số hệ thống thực hiện OCR để đọc văn bản ít nhất là làm cho nó có thể tìm kiếm được nhưng không có thông tin kinh doanh theo ngữ cảnh.

Các hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất sử dụng các công nghệ chụp hiện đại để đọc tài liệu một cách thông minh, hiểu nội dung của nó và sau đó đẩy dữ liệu đó vào các trường chỉ mục chính.

Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn nhu cầu nhập dữ liệu thủ công. Các hệ thống tốt nhất sử dụng máy học để tìm hiểu các mẫu và mẫu hóa đơn  để trở nên thông minh hơn theo thời gian và giảm bớt sự va chạm của các hóa đơn đến hơn nữa.

b) Thiết lập quy trình định tuyến tự động dựa trên quy tắc

Khi hệ thống quản lý tài liệu lập chỉ mục hóa đơn đến một cách thông minh và xác định nội dung và mục đích của nó, nó có thể sử dụng dữ liệu chỉ mục chính như nhà cung cấp, đơn đặt hàng, trường địa chỉ, tổng số và hơn thế nữa để tự động quyết định cách xử lý và quản lý hóa đơn.

Ví dụ: hóa đơn từ một nhà cung cấp được phê duyệt theo một số tiền nhất định có thể được tự động phê duyệt — không cần sự tiếp xúc của con người.

Hóa đơn từ một nhà cung cấp không xác định có thể bắt đầu quy trình làm việc mới của nhà cung cấp trước khi bất kỳ phê duyệt nào xảy ra, bảo vệ bạn khỏi các nhà cung cấp gian lận.

Hóa đơn có số tiền lớn yêu cầu nhiều cấp phê duyệt dựa trên ngưỡng đô la hoặc phê duyệt nhiều trung tâm chi phí có thể được gửi thông qua quy trình phê duyệt kỹ thuật số dựa trên các quy tắc kinh doanh của bạn. Quy trình làm việc đảm bảo phê duyệt cá nhân chính xác dựa trên các tiêu chí đã đặt trong hệ thống.

Khi dữ liệu chỉ mục chính của hóa đơn được hiểu, quy trình làm việc kỹ thuật số cho phép tự động hóa hoàn toàn có thể tùy chỉnh để tuân thủ chặt chẽ các quy tắc kinh doanh.

Sự kết hợp giữa lập chỉ mục thông minh và tự động hóa quy trình làm việc mang lại hiệu quả tiết kiệm thời gian và chi phí ấn tượng tại mọi thời điểm trong quy trình lập hóa đơn.

c) Tự động phê duyệt hóa đơn và đồng bộ hóa hệ thống

Các hệ thống quản lý tài liệu hoàn chỉnh về tính năng sẽ sử dụng logic quy trình làm việc  để đẩy nhanh việc phê duyệt nhanh nhất có thể với các ngoại lệ tối thiểu.

Sau khi hóa đơn được phê duyệt và quy trình hoàn tất, dữ liệu đó có thể được đồng bộ hóa với các ứng dụng tài chính như QuickBooks, Sage và các hệ thống kế toán khác. Mặc dù có thể tích hợp gốc thông qua API và trình kết nối dựng sẵn, nhưng phương pháp phổ biến để xuất và nhập dữ liệu giao dịch là thông qua các tệp CSV mà các hệ thống quản lý tài liệu phức tạp sẽ tạo ra.

Tự động hóa quy trình hóa đơn đến cho phép tiết kiệm có ý nghĩa trên nhiều điểm tiếp xúc.

d) Duy trì lưu trữ an toàn và tuân thủ

Bước cuối cùng là lưu trữ hóa đơn một cách an toàn theo cách tuân thủ pháp luật.

Hóa đơn được lưu trữ trong phần mềm quản lý tài liệu với các chính sách lưu giữ được áp dụng. Các chính sách lưu giữ này là phần mở rộng của quy trình làm việc và ra lệnh khi nào tài liệu có thể được hủy một cách an toàn.

Ngoài ra, kho lưu trữ an toàn các hóa đơn số - hoặc bất kỳ tài liệu nào - sẽ có quyền truy cập mạnh mẽ và mã hóa dữ liệu để ngăn chặn giả mạo, mất mát và truy cập không mong muốn. Bảo mật là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của  hệ thống quản lý tài liệu và rất quan trọng để đảm bảo sự an tâm khi kết thúc vòng đời của tài liệu.

VỀ DOCUWARE

DocuWare – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu nghiệp vụ với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, các doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện có của bạn một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

TRẢI NGHIỆM NGAY