Quản Lý Tài Liệu Và Chữ Ký Số Trên Thiết Bị Di Động Từ Bất Cứ Đâu Và Bất Cứ Lúc Nào

13 Thg3 2023

Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ: Khi bắt đầu đại dịch Covid-19, đột nhiên hầu hết nhân viên của bạn làm việc từ xa. Các quyết định bạn đưa ra dưới áp lực thời gian rất lớn trong vòng 24 tháng qua có giúp ích hoặc cản trở năng suất ngày nay không? Hay bạn đang vật lộn với một giải pháp tạm thời mà bạn đưa ra chỉ để vượt qua? Bây giờ bạn đã có thời gian để suy nghĩ, bạn có biết liệu doanh nghiệp bạn có công cụ phù hợp để hỗ trợ lực lượng lao động lai của mình trong tương lai không?

Nếu không, triển khai hệ thống quản lý tài liệu hỗ trợ chữ ký số để mọi người đều có cùng bước sóng, bất kể vị trí làm việc, là lựa chọn tốt nhất của bạn. Đó là bởi vì hệ thống quản lý tài liệu cho phép nhân viên cộng tác dễ dàng — bất cứ lúc nào, từ bất kỳ vị trí nào và trên mọi thiết bị.

Hãy xem cuộc khảo sát này của Cisco. Làm việc từ xa, ít nhất là một phần thời gian, là điều mà nhân viên trong thị trường lao động eo hẹp họ đang mong đợi.

Nguồn: Nghiên cứu về hình thức làm việc kết hợp toàn cầu của Cisco năm 2022 trên 28.000 chuyên gia trên toàn thế giới

Hình dung những gì nhân viên của bạn có thể đạt được nếu họ có thể:

Quản lý và chia sẻ thông tin từ bất kỳ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay nào
Tham gia vào các quy trình làm việc nhanh hơn, mượt mà hơn và tránh tắc nghẽn
Loại bỏ sự thất vọng do cố gắng cộng tác với mọi người tại các địa điểm từ xa và làm việc không có ranh giới
Hãy hạnh phúc hơn và gắn bó hơn vì họ có thể chọn làm việc trong môi trường mà họ thích và có thể vượt trội.

DocuWare - Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Có Các Công Cụ Thích Ứng Cho Mô Hình Làm Việc Kết Hợp

1. Kết nối tốt 24/7

Sự gia tăng của lực lượng lao động lai và ảnh hưởng của việc tiếp xúc trực tiếp hạn chế tiếp tục thay đổi cách thức và địa điểm kinh doanh được thực hiện. Một trong những cách tốt nhất để giữ cho các nhóm nội bộ và khách hàng, đối tác kinh doanh và nhà cung cấp của bạn được kết nối là thông qua các thiết bị mà họ có trong tay. Truy cập và xem xét các hợp đồng và hóa đơn một cách an toàn cũng như bắt đầu quy trình làm việc chỉ là một vài trong số những điều mà họ có thể làm với DocuWare Mobile App.

2. Biểu mẫu điện tử dễ tạo và chia sẻ

Với DocuWare Forms và trình thiết kế biểu mẫu thân thiện với người dùng trực quan, thật dễ dàng để tạo các biểu mẫu dựa trên web. Và bạn có thể làm điều đó mà không cần bất kỳ kỹ năng lập trình nào. Các biểu mẫu đã xuất bản có thể được mở, điền và gửi từ bất kỳ thiết bị nào. Bạn loại bỏ thời gian dành cho việc giải mã chữ viết tay lộn xộn. Và bạn có thể chắc chắn rằng dữ liệu là chính xác vì bạn đã chuyển mục nhập dữ liệu sang nguồn thông tin. Chủ sở hữu quy trình sẽ được thông báo khi một biểu mẫu đã được gửi và có khả năng hiển thị quy trình làm việc tự động để bắt đầu bước tiếp theo trong quy trình.

3. Chữ ký số an toàn và tiện lợi

Bạn có biết rằng chữ ký điện tử thường ràng buộc về mặt pháp lý như những chữ ký được ký trực tiếp? Sử dụng chữ ký số có thể xác minh rằng một tài liệu là chính hãng và không thay đổi và xác nhận danh tính của người khởi tạo và người ký. Mặc dù chúng đã từng là tiêu chuẩn vàng, nhưng cái gọi là "chữ ký ướt" không thể làm bất kỳ điều nào trong số này một cách chắc chắn.

Bạn có thể đã không xem xét tất cả những lợi ích này.

Chữ ký số:

Cung cấp bảo mật nâng cao thông qua mã hóa tài liệu và giao tiếp, lưu trữ đám mây dự phòng và thiết kế chống giả mạo
Sử dụng biên bản kiểm tra và các tính năng tạo tài liệu tự động để kết nối an toàn với các bên liên quan
Bật kiểm soát phiên bản để đảm bảo bạn có tài liệu được ký cuối cùng trên tệp
Tăng cường quyền truy cập vào tài liệu trong thời gian thực để nâng cao hiệu quả trong dịch vụ khách hàng, bán hàng và các bộ phận khác
Cải thiện hỗ trợ cho các quy trình từ xa, bao gồm sử dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng
Giảm chi phí như sử dụng giấy, quét và bưu phí

TỐI ƯU HOÁ LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG VỚI DOCUWARE

DocuWare – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu, Hỗ Trợ Chữ Ký Số

Ricoh hiện nay cung cấp giải pháp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, ra đời từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, cung cấp chữ ký số, quản lý và làm việc với các dữ liệu kinh doanh với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại máy chủ công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các quy trình làm việc hiện tại một cách nhanh chóng, tập trung vào các nền tảng cốt lõi và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Với DocuWare, mọi thủ tục, giấy tờ, tài liệu đều được số hoá, phân loại và quản lý. Tất cả công đoạn truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo được quản lý đồng bộ, tự động hóa quy trình duy nhất trên một nền tảng với sự trợ giúp thông minh của công nghệ trí tuệ nhân tạo và máy học. Hiện nay, giải pháp DocuWare được các tổ chức uy tín trên toàn thế giới tin dùng và bảo mật cao nhất theo tiêu chuẩn quốc tế.