Hướng Dẫn Đầy Đủ Trở Thành Văn Phòng Không Giấy
Khi khoa học và công nghệ phát triển, các doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi mọi thứ từ truyền thống sang môi trường số. Đặc biệt, khi nói đến quản lý tài liệu, các doanh nghiệp/tổ chức vẫn đang lưu trữ tài liệu trong kho, thư viện, văn phòng công ty, v.v. sẽ gặp nhiều vấn đề trong việc quản lý tài liệu cứng.
Gần như mọi thứ bạn cần biết khi thực hiện bước đầu tiên hướng tới chuyển đổi số là trở thành văn phòng không giấy.
Các hệ thống dựa trên giấy là gánh nặng chi phí, cản trở quy trình làm việc và gây ra rủi ro bảo mật nghiêm trọng.
Các tổ chức ngày nay vẫn phụ thuộc vào các hệ thống dựa trên giấy, mặc dù đã có các công nghệ để giảm việc sử dụng giấy, tuy nhiên như vậy là chưa đủ và cần nhiều hơn để loại bỏ việc sử dụng và lưu trữ giấy tờ hoàn toàn.
Một nghiên cứu ước tính rằng thời gian lãng phí từ việc xử lý giấy, tiêu tốn của các tổ chức gần 20.000 đô la mỗi năm cho mỗi nhân viên. Nhưng đó chỉ là một nửa của câu chuyện. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về mức độ của vấn đề giấy tờ và mọi thứ doanh nghiệp cần biết để hiện thực văn phòng không giấy và cách nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn:
- Nhược điểm của quy trình sử dụng giấy là gì?
- Lợi ích của văn phòng không giấy là gì?
- Làm thế nào tổ chức của bạn có thể trở thành văn phòng không giấy trong vòng chưa đầy 90 ngày?
Hướng dẫn đầy đủ bên dưới sẽ giúp người đọc trả lời các câu hỏi trên, từ đó hướng dẫn doanh nghiệp/tổ chức hiện thực việc chuyển đổi thành văn phòng không giấy.
Văn Phòng Không Giấy - Chiến Lược Chuyển Đổi Số
Số hóa tài liệu hiện được nhắc đến rất nhiều trong thời đại 4.0 hiện nay, được xem như khởi đầu cho quá trình chuyển đổi số và văn phòng không giấy nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lưu trữ tài liệu, văn bản và hình ảnh.
Quản lý tài liệu đề cập đến các quy trình và tài nguyên cần thiết để tổ chức, lưu trữ và truy xuất tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc trong một công ty hoặc tổ chức. Tài liệu có thể ở định dạng bản cứng hoặc kỹ thuật số và một doanh nghiệp có thể cần lưu trữ hợp đồng, biểu mẫu, hóa đơn, đơn xin việc, thông tin ghi danh phúc lợi và nhiều hồ sơ khác.
Các tổ chức - bất kể ngành nghề nào - xử lý một lượng lớn tài liệu ở cả dạng kỹ thuật số và giấy tờ. Trên thực tế, trung bình một nhân viên văn phòng sử dụng 10,000 tờ giấy, hàng năm. Áp dụng thống kê này cho một tổ chức gồm 100 hoặc thậm chí 500 nhân viên và bạn nhanh chóng bắt đầu đánh giá cao khối lượng tài liệu di chuyển qua các tổ chức.
Gần như mọi thứ bạn cần biết khi thực hiện bước đầu tiên chuyển đổi số là hướng tới số hóa tài liệu. Các tổ chức ngày nay vẫn phải chịu tổn thất của các hệ thống dựa trên giấy, bất chấp các công nghệ có sẵn để giảm việc sử dụng giấy, nếu không muốn nói là loại bỏ nó hoàn toàn.
Bây giờ bạn đã hiểu vấn đề giấy tờ và lợi ích của mô hình văn phòng không giấy, đã đến lúc chỉ cho bạn cách khởi chạy quy trình không cần giấy tờ trong 90 ngày.
Với việc quản lý quy trình làm việc và hệ thống được tự động hóa phù hợp và triển khai trên đám mây, các công ty có thể tiêu chuẩn hóa và tự động hóa bất kỳ quy trình làm việc nào, hướng đến thành văn phòng không giấy và giúp thúc đẩy các quy trình kinh doanh quan trọng. Tiềm năng cho các cấp độ hiệu quả mới và sự hài lòng của nhân viên là rất cao và cuối cùng, toàn bộ công ty được hưởng lợi từ quy trình làm việc hiệu quả và không có lỗi.
Yếu tố quan trọng nhất là các hóa đơn đến được xử lý nhanh chóng, chính xác và số hóa - được đưa đến những người phù hợp đang ở trong quy trình phê duyệt. Điều này mang lại lợi ích ngay lập tức:
- Loại bỏ việc nhập dữ liệu giấy và thủ công
- Tự động hóa các quy trình làm việc và xử lý ngoại lệ
- Thu hồi chiết khấu thanh toán sớm
- Cắt giảm đáng kể thời gian chuẩn bị kiểm toán
Tin tức & Sự kiện
Đang cập nhật
- 02Thg10
Trung Tâm Dịch Vụ Khách Hàng Ricoh – Tối Ưu Hóa Dịch Vụ Và Sản Xuất Tại Việt Nam
- 19Thg9
Ricoh và LG công bố quan hệ đối tác toàn cầu để nâng cao các giải pháp trải nghiệm nơi làm việc
- 06Thg8
Ricoh đạt danh hiệu Đối tác 'Nhà cung cấp Vàng' với CISCO tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương
- 28Thg6
Ricoh được TIME vinh danh trong danh sách Các công ty bền vững nhất thế giới năm 2024 của TIME