Phần 2: 6 Bước Để Triển Khai Mô Hình Văn Phòng Không Giấy Trong 90 Ngày

Bây giờ bạn đã hiểu vấn đề giấy tờ và lợi ích của mô hình văn phòng không giấy, đã đến lúc chỉ cho bạn cách khởi chạy quy trình không cần giấy tờ trong 90 ngày.

Tại một doanh nghiệp, khi quản lý cấp cao tiếp cận Samantha và nói với cô ấy về kế hoạch của họ để tạo ra một doanh nghiệp không giấy tờ - bắt đầu với bộ phận kế toán - cô ấy biết Jason sẽ là người phù hợp để thúc đẩy sáng kiến này.

Cô ấy đã sắp xếp một cuộc họp và giải thích tình hình. Jason nắm bắt cơ hội bằng cả hai tay và dưới sự hướng dẫn của Samantha, đã cố gắng khởi động một quy trình không cần giấy tờ trong 90 ngày bằng cách làm theo sáu bước đơn giản.

Chín mươi ngày đóng vai trò là mục tiêu một quý có thể đạt được. Nó không quá dài, điều này có thể khiến nhân viên kéo chân họ - và nó không quá ngắn, điều này có thể dẫn đến việc triển khai kém. Như Jason đã phát hiện ra, đó là khung thời gian hoàn hảo để thay đổi thói quen mọi người trong khi cung cấp một mục tiêu có thể đạt được.

Dưới đây là các bước triển khai mô hình văn phòng không giấy Jason đã thực hiện:

Hình 1. 6 bước để trở thành mô hình văn phòng không giấy

1. Xác định quy trình phức tạp

Hình 2. Xác định quy trình

Các quy trình phức tạp & tẻ nhạt, cản trở quy trình làm việc, đòi hỏi nhiều ý kiến đóng góp của con người và loại bỏ nhân viên khỏi công việc có giá trị cao. Tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh phổ biến cần số hóa - bao gồm nhân sự, kế toán, tiếp thị và bán hàng. Sau đó, xác định các quy trình cụ thể phụ thuộc vào các tài liệu riêng lẻ, chẳng hạn như xử lý hóa đơn và đánh giá nhân viên.

Với việc quản lý cấp cao quyết định bắt đầu với bộ phận kế toán, giờ đây Jason phải xác định một quy trình cần số hóa. Anh ấy biết chìa khóa là bắt đầu nhỏ bằng cách chỉ tập trung vào một quá trình để đạt được động lực - chịu thua sự thôi thúc bắt đầu với một số sẽ chỉ làm anh ấy chậm lại.

Sau khi phân tích tất cả các quy trình, Jason đã chọn các tài khoản thanh toán vì nó liên quan đến việc xử lý đám tài liệu giấy, gặp nhiều lỗi văn thư và không có quy trình làm việc tự động tại chỗ.

2. Tạo đội ngũ lãnh đạo và nâng cao nhận thức vê mô hình văn phòng giấy

Hình 3. Tạo đội ngũ lãnh đạo của bạn và nâng cao nhận thức

Sự thành công của bất kỳ sáng kiến nào sẽ phụ thuộc vào việc nhận được sự ủng hộ từ các giám đốc điều hành cấp C và quản lý cấp cao. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải thành lập một nhóm lãnh đạo quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) bao gồm các giám đốc điều hành, giám đốc và đại diện nội bộ của các bộ phận cụ thể.

Những đại diện này sẽ cung cấp thông tin trở lại từ các bộ phận về cả cơ hội và thách thức của việc không cần giấy tờ. Việc thành lập đội ngũ lãnh đạo này sẽ đảm bảo mọi người đều được giao quyền trong quá trình này, có tiếng nói và thúc đẩy các sáng kiến về phía trước.

Trong trường hợp của Jason và Samantha, họ đã có đồng lòng của các quản lý cấp cao và Jason là người đại diện sẽ cung cấp thông tin cho Samantha, đồng thời thúc đẩy sáng kiến.

Điều duy nhất Jason phải làm là tạo ra nhận thức trong bộ phận bằng cách giải thích lý do cho sáng kiến và lợi ích cho người dùng. Tại sao? Ông hiểu rằng nhiều nhân viên chỉ quan tâm đến công việc hàng ngày của họ và sẽ chỉ sử dụng một hệ thống mới nếu họ thấy giá trị trong đó.

Điều này có nghĩa là anh ấy sẽ phải truyền đạt đúng giá trị từ sớm. Jason đã thiết lập một bài thuyết trình nêu bật lý do triển khai mô hình văn phòng không giấy, các vấn đề với quy trình làm việc hiện tại và lợi ích của một hệ thống mới.

Cuối cùng, vì Jason thiếu kiến thức CNTT và hiểu rằng sự thành công của sáng kiến phụ thuộc vào việc nhận được sự đồng thuận từ CNTT, anh ấy đã sắp xếp một cuộc họp riêng. Họ đã thảo luận về các chi tiết của dự án vì CNTT sẽ phải hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm quản lý tài liệu (Electronic Content Management – ECM) để thiết kế và triển khai giải pháp.

3. Vạch ra quy trình xác định các cơ hội số hóa

Hình 4. Vạch ra quy trình

Hiểu tất cả các bước liên quan đến các quy trình hiện tại giúp bạn xác định sự kém hiệu quả và xác định các giải pháp để khắc phục những vấn đề này.

Jason bắt đầu bằng cách tập trung vào cách nhân viên trong bộ phận xử lý tài liệu trong ba lĩnh vực cốt lõi thường là một phần của bất kỳ quy trình nào:

1. Nắm bắt thông tin đề cập đến cách bạn thu thập tài liệu đến tổ chức của mình theo nhiều cách khác nhau — email, fax và thậm chí cả thư thực.  
2. 2. Thông tin định tuyến đề cập đến cách thông tin nhập tổ chức của bạn được chia sẻ với người khác — đặc biệt là khi họ cần phê duyệt, xem xét hoặc thực hiện một số hành động khác.
3. 3. Truy xuất thông tin đề cập đến quá trình truy cập tài liệu.

Để giúp anh ấy vạch ra các quy trình hiện tại và xác định chính xác các cơ hội số hóa và cách thức xây dựng mô hình văn phòng không giấy, anh ấy đã tự hỏi mình những câu hỏi sau.

Cách xác định các cơ hội số hóa trong các quy trình hiện tại của bạn:

1. Quá trình bắt đầu như thế nào? Trong trường hợp của Jason, quá trình này thường bắt đầu khi họ nhận được hóa đơn giấy và hóa đơn kỹ thuật số qua email.
2. Làm thế nào để chúng tôi nắm bắt thông tin từ các tài liệu này? Quá trình này có liền mạch không? Ví dụ, Jason nhận thấy rằng quá trình khớp hóa đơn với đơn đặt hàng là một quá trình tẻ nhạt.
3. Làm thế nào để chúng tôi định tuyến các tài liệu?  Một lần nữa, hầu hết các hóa đơn nhận được đều được định tuyến thủ công. Cũng không có quy trình nào được xác định trước để xem xét, định tuyến và phê duyệt tài liệu.
4. Chúng tôi lưu trữ tài liệu ở đâu? Tất cả các tài liệu được lưu trữ trên các ổ đĩa địa phương và trong tủ hồ sơ. Những tài liệu này không an toàn và sẽ được hưởng lợi từ nhiều bản sao lưu dự phòng mà hệ thống ECM cung cấp.
5. Làm thế nào để chúng tôi truy xuất các tài liệu này?  Tìm kiếm, truy cập và truy xuất tệp là một quá trình mệt mỏi, với việc nhân viên dành hàng giờ cho nhiệm vụ này. Họ cần một hệ thống lập chỉ mục và lưu trữ các tài liệu này trong một kho lưu trữ kỹ thuật số để dễ dàng truy xuất.
6. Các điểm tích hợp chính là gì? Tích hợp thành công giữa các ứng dụng tạo ra quy trình làm việc tự động và cải thiện hiệu quả. Một điểm tích hợp quan trọng có thể bao gồm tích hợp giữa phần mềm quản lý tài liệu và hệ thống kế toán để cải thiện luồng tài liệu. Tuy nhiên, vào thời điểm đó, Jason và bộ phận của anh ấy chỉ sử dụng QuickBooks và không có hệ thống quản lý tài liệu. Tuy nhiên, anh ấy nhận ra đây là một điểm tích hợp quan trọng sẽ giúp họ triển khai văn phòng không giấy. Vì vậy, bước tiếp theo của anh là tìm đối tác phù hợp để thiết kế giải pháp này.

4. Thiết kế giải pháp

Hình 5. Thiết kế giải pháp

Bước thiết kế thường dẫn đến việc xây dựng sự phấn khích khi người dùng cuối bắt đầu hình dung sản phẩm cuối cùng và nó có thể mang lại lợi ích cho họ như thế nào. Giải pháp này sẽ phụ thuộc vào quy trình, nút thắt cổ chai và các điểm tích hợp của bạn.

Jason đã làm việc để nghiên cứu các nhà cung cấp tiềm năng. Samantha đã cho anh ta lời khuyên sau:

• Đừng quá "mỏng": Các hệ thống đồng bộ hóa và chia sẻ tệp doanh nghiệp (EFSS) như Google Docs, Box và DropBox bị giới hạn trong việc lưu trữ và chia sẻ tệp. Các hệ thống này không cho phép chúng tôi kiểm soát các khả năng bảo mật, tự động hóa quy trình làm việc hoặc chính sách lưu giữ lấy người dùng làm trung tâm.
• • Đừng quá "nặng nề": Tương tự, hãy thận trọng với các nhà cung cấp tập trung vào các giải pháp "doanh nghiệp". Chúng thường phức tạp, tốn kém và cực kỳ tốn thời gian.

Điểm mà Samantha đang cố gắng thực hiện là có những nhà cung cấp tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các tính năng được xây dựng cho người lao động trong thế giới thực. Ví dụ, một công ty như DocuWare cung cấp các giải pháp mô hình văn phòng không giấy độc đáo cho các lĩnh vực kinh doanh khác nhau như quản lý nhân viên, tiếp thị và bán hàng, và vâng, bạn đoán nó, tài chính và kế toán. Hơn nữa, các giải pháp này dựa trên đám mây - và điều đó rất quan trọng cho việc chia sẻ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào.

Hệ thống đám mây có quan trọng không?

Đám mây yêu cầu bảo trì tối thiểu so với các hệ thống tại chỗ, cho phép triển khai nhanh chóng, cho phép thu thập giải pháp ở cấp bộ phận, mở rộng quy mô tốt hơn, cải thiện tính linh hoạt trong hoạt động và không yêu cầu chi phí giấy phép trả trước lớn.

Jason cuối cùng đã chọn nhà cung cấp của mình cho mô hình văn phòng không giấy - điều duy nhất còn lại để làm là triển khai giải pháp.

5. Triển khai giải pháp cho mô hình văn phòng không giấy

Hình 6. Triển khai giải pháp cho mô hình văn phòng không giấy

Việc triển khai sẽ khác nhau tùy thuộc vào công ty của bạn, giải pháp và nhà cung cấp. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu với một hệ thống kiểm tra hoặc triển khai nó trong một số bước.

Jason đã làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu của mình và quản trị viên CNTT để triển khai hệ thống theo từng giai đoạn:

a) Giai đoạn một là bằng chứng về khái niệm

Bằng chứng về khái niệm đã cung cấp cho nhóm của Jason cái nhìn sâu sắc về cách giải pháp sẽ giải quyết các vấn đề kinh doanh cốt lõi của họ. Sử dụng tài liệu của họ, nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu đã chứng minh cách phần mềm sẽ tự động hóa và cải thiện các quy trình chính.

b) Giai đoạn hai liên quan đến việc lặp lại giải pháp

Ý tưởng cải tiến thiết kế xuất hiện sau mỗi giai đoạn thử nghiệm. Nhóm nghiên cứu muốn đảm bảo rằng giải pháp trực quan nhất có thể. Họ đã hoàn thành điều này bằng cách tăng cường sử dụng các hộp kiểm và menu thả xuống bất cứ khi nào thích hợp. Nhóm của Jason cũng điều chỉnh các quy trình làm việc bằng cách chia một số nhiệm vụ thành hai. Hoặc ngược lại, quyết định sẽ hợp lý khi kết hợp hai quá trình thành một.

c) Giai đoạn ba bao gồm triển khai giải pháp

Trước khi triển khai, nhóm của Jason đã tạo ra nhận thức về dự án để khiến người dùng cuối hào hứng với những thay đổi sắp tới. Nhóm đã tạo ra một loạt video YouTube cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về giải pháp. Quản trị viên hệ thống và quyền lực đã được đào tạo để sử dụng giải pháp trước tiên. Họ truyền bá về cách giải pháp sẽ tự động hóa các công việc thông thường và làm cho cuộc sống công việc của mọi người dễ dàng hơn. Sau đó, người dùng cuối đã tham gia và củng cố thông điệp. Có một bữa tiệc trưa toàn công ty để kỷ niệm sự ra mắt của giải pháp mới. Sau đó, công ty của Jason đã sẵn sàng hoạt động.

Giải pháp mô hình văn phòng không giấy bao gồm:

• Lập chỉ mục thông minh để tự động đọc dữ liệu chính từ hóa đơn và khớp các hóa đơn đó khớp hóa đơn với các đơn đặt hàng liên quan
• Khả năng tự động chụp tài liệu giấy và nhanh chóng nhập hóa đơn vào các cấu trúc tệp kỹ thuật số có thể tìm kiếm
• Các quy tắc quy trình làm việc được xác định trước  để định tuyến tài liệu điện tử
• Tích hợp giữa hệ thống quản lý tài liệu và QuickBooks để có luồng thông tin tốt hơn
• Tính năng "Kết nối với Outlook" cho phép nhân viên nhanh chóng gửi, nhận và tải tài liệu lên vị trí trung tâm, trực tiếp từ tài khoản email của họ

Jason cũng đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống. Cùng nhau, anh ấy và quản trị viên CNTT đã đưa nhân viên từng bước qua quy trình mới, vì vậy họ hiểu chính xác cách thức hoạt động của nó.

6. Ghi lại quy trình và đo lường tác động

Hình 7. Ghi lại quy trình và đo lường tác động

Bạn không thể triển khai một hệ thống và quên nó đi. Thay vào đó, hãy xem quy trình không cần giấy tờ của bạn như một quy trình thay đổi liên tục mà bạn có thể sẽ muốn sao chép trong các lĩnh vực kinh doanh khác khi tổ chức của bạn phát triển.

Bởi vì bộ phận kế toán là bước đầu thử nghiệm cho giải pháp, Jason đã ghi lại toàn bộ quá trình trên đường đi. Việc ghi lại quy trình không chỉ giúp thực hiện thành công một mô hình văn phòng không giấy trong các lĩnh vực kinh doanh khác mà còn giúp chuyển giao kiến thức.

Điều gì sẽ xảy ra nếu cả Jason và quản trị viên CNTT quyết định rời khỏi tổ chức và không có tài liệu nào để tham khảo?

Cách đo lường tác động của mô hình văn phòng không giấy

Cuối cùng, Jason đã đo lường tác động của sáng kiến không cần giấy tờ trong 90 ngày bằng cách hỏi những câu hỏi sau:

• Chúng tôi đã đạt được mục tiêu không cần giấy tờ trong vòng chưa đầy 90 ngày chưa?
• Giải pháp mô hình văn phòng không giấy có cải thiện cách mọi người trong bộ phận làm việc không? Năng suất của họ có được cải thiện không? Họ có hạnh phúc hơn không?
• Chúng tôi đã số hóa ba lĩnh vực cốt lõi tốt như thế nào — nắm bắt, định tuyến và truy xuất thông tin.
• Chúng ta đang thu thập tài liệu hiệu quả như thế nào? Một số chỉ số tích cực bao gồm ít tài liệu in hơn và nhân viên say sưa về mức độ hiệu quả của quy trình mới
• Chúng tôi xử lý tài liệu nhanh như thế nào? Jason chỉ đơn giản là so sánh quy trình mới với quy trình cũ
• Truy xuất tài liệu có dễ dàng hơn không? Nhân viên đã dành ít thời gian hơn để tìm kiếm các tệp và có thể tự tin truy xuất chúng
• Chúng tôi đã lấy lại được bao nhiêu giờ làm việc cho mỗi nhân viên, mỗi tuần? Jason, cùng với Samantha và bộ phận nhân sự, đã xem xét các con số làm thêm giờ mới thấp hơn nhiều.
• Tiết kiệm chi phí của việc lưu trữ ít giấy hơn là gì?

Từ từ, nhưng chắc chắn Jason và Samantha đã xây dựng một câu chuyện ROI quản lý tài liệu cho tổ chức của họ - và nhận ra hệ thống mới là một thành công lớn và có thể dễ dàng được nhân rộng trên toàn bộ tổ chức.

Hình 8. Tải xuống hướng dẫn thực hành

Trở Thành Văn Phòng Không Giấy Với Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu DocuWare

Tại Ricoh Việt Nam, chúng tôi tin rằng quản trị và bảo vệ môi trường là rất quan trọng, do đó chúng tôi hợp tác với các doanh nghiệp để xây dựng các quy trình không giấy tờ với Phần mềm quản lý tài liệu DocuWare nhằm cắt giảm lượng khí thải và nạn phá rừng đồng thời thúc đẩy tiết kiệm và hiệu quả nội bộ.

Mặc dù các giải pháp DocuWare có thể giúp các doanh nghiệp giảm việc sử dụng giấy tờ, nhưng cộng đồng doanh nghiệp công nghệ có thể chịu nhiều trách nhiệm hơn trong việc giúp bảo vệ hành tinh của chúng ta. Bất kỳ bước nào chúng ta thực hiện cùng nhau để giúp giảm bớt tác động của biến đổi khí hậu đều là những bước tốt.

 

TRẢI NGHIỆM NGAY