Phần 1: Hướng Dẫn Thực Hành Để Trở Thành Một Văn Phòng Không Giấy

Gần như mọi thứ bạn cần biết khi thực hiện bước đầu tiên chuyển đổi số là hướng tới số hóa tài liệu.

Các tổ chức ngày nay vẫn phải chịu tổn thất của các hệ thống dựa trên giấy, bất chấp các công nghệ có sẵn để giảm việc sử dụng giấy, nếu không muốn nói là loại bỏ nó hoàn toàn.

Trên thực tế, chỉ có 18% công ty ngày nay có thể được coi là thực sự không cần giấy tờ. Thật đáng sợ phải không? Điều đáng sợ hơn nữa là những vấn đề LỚN với việc sử dụng giấy. Xử lý giấy cồng kềnh, cản trở năng suất, làm giảm hiệu quả hoạt động và khiến các công ty tốn kém tiền bạc - và rất nhiều trong số đó.

Một nghiên cứu ước tính rằng thời gian lãng phí từ việc xử lý giấy, tiêu tốn của các tổ chức gần 20,000 đô la cho mỗi nhân viên tri thức, mỗi năm. Nhưng đó chỉ là một nửa của nó. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm về mức độ của vấn đề giấy tờ và mọi thứ bạn cần biết về văn phòng không giấy và cách nó có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn:

• Nhược điểm của quy trình trên giấy là gì
• Lợi ích của văn phòng không giấy là gì
• Làm thế nào tổ chức của bạn có thể trở nên không cần giấy tờ trong vòng chưa đầy 90 ngày

Các hệ thống dựa trên giấy tờ là một gánh nặng chi phí, cản trở quy trình làm việc và gây ra rủi ro bảo mật nghiêm trọng.

1. Gánh nặng chi phí

Gartner ước tính rằng các công ty chi từ 1 đến 3% doanh thu của họ cho việc in ấn văn phòng. Điều đó thậm chí không tính đến chi phí nộp đơn, vận chuyển và lưu trữ tài liệu - chứ chưa nói đến chi phí của giấy tờ thực tế.

Khi tiến hành nghiên cứu ROI ban đầu nghiên cứu lợi ích chi phí của việc đầu tư vào quản lý nội dung, Nucleus Research nhận thấy lợi nhuận 8,55 đô la mỗi đô la chi cho riêng SMB. Báo cáo này tiết lộ những lợi ích chính và phương pháp hay nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ để bắt đầu tiết kiệm từng đô la và giành lại thời gian của nhân viên.

Hình 1. Tải ngay tài liệu dành cho SMB

Và, đừng quên chi phí gián tiếp: Các quy trình trên giấy là một sự hút thời gian và loại bỏ những người lao động tri thức khỏi các nhiệm vụ năng suất và có giá trị cao hơn. Thời gian mà nhân viên dành cho những nhiệm vụ không hiệu quả này có thể khiến công ty của bạn tiêu tốn hàng nghìn đô la.

Thật vậy, theo Sách trắng IDC năm 2012 "... Nhân viên thông tin lãng phí một lượng thời gian đáng kể mỗi tuần để đối phó với nhiều thách thức liên quan đến làm việc với các tài liệu. Sự lãng phí thời gian này khiến tổ chức phải trả 19,732 đô la cho mỗi nhân viên thông tin mỗi năm ". Đối với một tổ chức gồm 1000 nhân viên, tổn thất năng suất tương đương với việc thuê một con số khổng lồ 213 nhân viên.

2. Các rủi ro bảo mật

Hình 2. Rủi ro bảo mật

Một báo cáo thường niên do Văn phòng Dân quyền của HHS đệ trình lên Quốc hội tiết lộ rằng hồ sơ giấy chiếm 62% các vụ vi phạm dữ liệu trong các công ty có hơn 500 nhân viên.

Thống kê này sẽ không làm bạn ngạc nhiên. Rốt cuộc, giấy, về bản chất của nó, là vô thường. Trừ khi bạn có bản sao lưu kỹ thuật số, bạn vẫn dễ bị vi phạm như vậy. Bạn cũng sẵn sàng đối mặt với hành vi trộm cắp và thiệt hại do thiên tai, chẳng hạn như lũ lụt, có thể ảnh hưởng đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh.

Hơn nữa, máy in, vốn vẫn phổ biến trong nhiều tổ chức, không an toàn theo mặc định và cũng có thể bị hack - một rủi ro bảo mật khác cho tổ chức của bạn.

Tìm hiểu thêm về cách tăng cường bảo mật và tuân thủ tài liệu cho doanh nghiệp của bạn với hội thảo trên web theo yêu cầu miễn phí này:

3. Giấy cản trở quy trình làm việc

Khảo sát tương tự của IDC đề cập rằng thời gian lãng phí liên quan đến việc xử lý giấy dẫn đến giảm năng suất là 21,3%. Thật vậy, nhiều nhân viên phải vật lộn để luôn cập nhật các công việc và quy trình làm việc hàng ngày vì họ tràn ngập thông tin và bị cản trở bởi các quy trình kinh doanh trên giấy, không hiệu quả. 

Di chuyển giấy thông qua tổ chức của bạn, mà không cần chuyển đổi nó sang dạng điện tử trước, nổi tiếng là chậm. Nhân viên thông tin lãng phí thời gian thu thập, lưu trữ và định tuyến tài liệu cho người khác do các quy trình thủ công.

Đổi lại, các quy trình thủ công tẻ nhạt này làm giảm hiệu quả hoạt động và tạo ra "ngắt kết nối tài liệu", dẫn đến sự chậm trễ và sai sót khi các tài liệu di chuyển giữa các chức năng kinh doanh quan trọng như mua sắm, kế toán, bán hàng và nhân sự (HR).

Nhiều nhân viên phải vật lộn để luôn cập nhật các công việc và quy trình làm việc hàng ngày vì họ tràn ngập thông tin và bị cản trở bởi các quy trình kinh doanh trên giấy, không hiệu quả. Bằng cách không cần giấy tờ, các tổ chức có thể cải thiện quy trình kinh doanh và nâng cao năng suất của họ.

Giới Thiệu Mô Hình Văn Phòng Không Giấy

Hình 3. Văn phòng không giấy

Văn phòng không giấy là bước đầu tiên hướng tới chuyển đổi kỹ thuật số trong tổ chức của bạn. Nó đề cập đến việc cố tình loại bỏ giấy khỏi các quy trình, với mục tiêu nâng cao hiệu quả. Quy trình số hóa là cốt lõi của văn phòng không giấy và là bước đầu tiên của chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

1. Không cần giấy tờ nghĩa là gì?

• Thông tin bắt đầu dưới dạng giấy được chuyển thành dạng điện tử.  Tài liệu được quét, lập chỉ mục và lưu trữ an toàn trong kho lưu trữ trung tâm để dễ dàng truy xuất
• Các quy trình thủ công giờ đây đã được tự động hóa. Ví dụ: hệ thống quản lý tài liệu phù hợp sẽ tích hợp với các ứng dụng khác để sắp xếp hợp lý quy trình làm việc trên các chức năng kinh doanh
• Bạn có thể truy cập tài liệu điện tử, mọi lúc, mọi nơi và từ mọi thiết bị. Điều này rất quan trọng nếu bạn có nhiều văn phòng hoặc nhân viên cần truy cập vào tài liệu từ xa

2. Lợi ích của văn phòng không giấy là gì?

Dưới đây là ba lợi ích chính của việc không cần giấy tờ và các nghiên cứu điển hình cho thấy các công ty đã được hưởng lợi như thế nào.

a) Giảm chi phí vận hành 

Hình 4. Giảm chi phí vận hành

Số hóa các hệ thống giấy nội bộ giúp trở thành mộ văn phòng không giấy và giảm chi phí in ấn và các chi phí vận hành khác:

• Chi phí lưu trữ: Không còn nhu cầu mua tủ hồ sơ hoặc sử dụng không gian sàn có giá trị để lưu trữ giấy hoặc giữ bản cứng để tham khảo trong tương lai.
• Chi phí sao chép và in ấn: Với số hóa, bạn không cần phải tạo nhiều bản sao của một tệp để phân phối xung quanh văn phòng. Bạn có thể sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số để lưu trữ một bản sao ở vị trí trung tâm, để dễ dàng truy cập.
• Chi phí quy trình kinh doanh: Vì bạn đã chuyển từ  quy trình làm việc thủ công sang quy trình làm việc tự động, bạn hợp lý hóa quy trình kinh doanh và tiết kiệm tiền. Ví dụ: tối ưu hóa quy trình làm việc có thể dẫn đến việc thu tiền thanh toán nhanh hơn và giảm chi phí mua hàng.
• Chi phí bảo mật và khôi phục dữ liệu tốt hơn với mô hình văn phòng không giấy: Bảo mật dữ liệu của bạn đến nhiều vị trí rất dễ dàng và không tốn kém. Khôi phục dữ liệu đó thậm chí còn dễ dàng hơn, không ảnh hưởng đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh.

b) Lấy lại thời gian cho năng suất

Khi nội dung được lưu trữ tập trung và được lập chỉ mục chính xác, bạn có thể dễ dàng truy cập nội dung đó. Nhân viên sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm các tệp đó và có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin trong tổ chức của bạn.

Văn phòng không giấy giúp dễ dàng truy cập và khả năng chia sẻ tài liệu nhanh chóng, tăng tốc quy trình và góp phần tiết kiệm thời gian trong các quy trình quan trọng như lập hóa đơn, giới thiệu nhân viên và thu thập. Ví dụ: bạn có thể tăng tốc độ xử lý hóa đơn tự động bằng cách tự động liên kết các chứng từ điện tử liên quan như đơn đặt hàng, vận đơn, hợp đồng và hơn thế nữa.

Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tích hợp các ứng dụng trong qua trình triển khai mô hình văn phòng không giấy. Ví dụ: bằng cách tích hợp hệ thống quản lý tài liệu, lập hóa đơn và phần mềm quan hệ khách hàng, bạn sẽ tránh được các nhiệm vụ đơn lẻ và đảm bảo luồng thông tin diễn ra suôn sẻ.

c) Bảo mật và tuân thủ tốt hơn

Bảo mật dữ liệu của bạn là lợi ích tốt nhất của bạn. Nếu không, bạn có nguy cơ mất thông tin quan trọng trong kinh doanh có thể có tác động tiêu cực đến tính liên tục trong kinh doanh và các mối quan hệ khách hàng.

Hệ thống kỹ thuật số cho phép bạn làm việc trong một môi trường an toàn và bảo mật hơn: Bạn được bảo vệ tốt hơn khỏi các vi phạm bảo mật do mã hóa tài liệu và giao tiếp và có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào các tệp cụ thể.

Duy trì tuân thủ các nhiệm vụ như HIPAA và GDPR cũng dễ dàng hơn nhiều và bạn đã chuẩn bị tốt hơn nếu thảm họa xảy ra: Các bản sao lưu dự phòng nhiều và an toàn giúp bạn dễ dàng khôi phục dữ liệu khi xây dựng mô hình văn phòng không giấy trong doanh nghiệp.

3. Tác động môi trường từ việc chuyển sang không cần giấy tờ

Hình 5. Tác động môi trường từ việc chuyển sang không cần giấy tờ

Mặc dù rõ ràng là các hệ thống dựa trên giấy tờ gây thiệt hại về quy trình làm việc, hiệu quả và năng suất, nhưng chúng cũng gây ra những rủi ro đáng kể cho môi trường. Bằng cách chuyển đổi số với mô hình văn phòng không giấy, doanh nghiệp có thể giảm tác động của mình đối với rừng, cắt giảm sử dụng năng lượng và giúp giảm bớt tác động của biến đổi khí hậu.

Trở Thành Văn Phòng Không Giấy Với Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu DocuWare

Tại Ricoh Việt Nam, chúng tôi tin rằng quản trị và bảo vệ môi trường là rất quan trọng, do đó chúng tôi hợp tác với các doanh nghiệp để xây dựng các quy trình không giấy tờ với Phần mềm quản lý tài liệu DocuWare nhằm cắt giảm lượng khí thải và nạn phá rừng đồng thời thúc đẩy tiết kiệm và hiệu quả nội bộ.

Mặc dù các giải pháp DocuWare có thể giúp các doanh nghiệp giảm việc sử dụng giấy tờ, nhưng cộng đồng doanh nghiệp công nghệ có thể chịu nhiều trách nhiệm hơn trong việc giúp bảo vệ hành tinh của chúng ta. Bất kỳ bước nào chúng ta thực hiện cùng nhau để giúp giảm bớt tác động của biến đổi khí hậu đều là những bước tốt.

TRẢI NGHIỆM NGAY